Система самостоятельного заселения становится все популярнее, особенно после пандемии. Гости хотят меньше контактировать с посторонними людьми, а владельцы апартаментов освобождаются от рутины по заселению и выселению гостей.
Рассказываем, как владельцы сети апартаментов в Перми внедрили систему самозаселения и какие результаты это дало.
Кто клиент
Сеть апартаментов Abri Luxe — шесть квартир в трех разных районах Перми. Гости — в основном командировочные и путешественники, которые снимают квартиру на короткий срок.
Апартаменты бизнес-класса London city в центре Перми
Как работали раньше
По схеме ручного заселения владельцы бизнеса Тимофей и Наталья Медяковы проработали около года.
Как-то раз был сумасшедший день: семь выселений и одновременно семь заселений. Я начал работать около 12 часов дня — во время check out, — а закончил работать только в 12 ночи. Получается, я половину суток потратил только на организацию выселения и заселения. И такие дни бывали периодически.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
Тимофей лично занимался заселением и выселением гостей, организовывал уборку квартир, параллельно отслеживал каналы продаж и отвечал на звонки потенциальных гостей.
Одному справляться со всеми объектами было очень тяжело, изматывающе. Это отсутствие личной жизни, свободного времени, круглые сутки на телефоне. Это не бизнес, не жизнь, это работа ради работы. Однажды наступил какой-то переломный момент, и я понял: нужно либо закругляться с этим бизнесом, либо автоматизировать его.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
Что сделали владельцы апартаментов
Автоматизировали рутинные процессы онлайн-продаж с помощью продуктов TravelLine и внедрили бесконтактное заселение.
Владельцы задались вопросом: «Как сделать так, чтобы гости заселялись и выселялись самостоятельно?». Было важно, чтобы все это было гарантировано, безопасно, подконтрольно, юридически и технически грамотно построено.
Я начал исследовать эту тему, изучать рынок, какие системы самозаселения есть: видеокамеры, кейбоксы, умные замки и так далее. Выбирал то, что будет дешевле и надежнее.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
У Тимофея был опыт работы с электромагнитным замком. Он похож на замки, которые устанавливают при входе в подъезд. Только открывается он не магнитной кнопкой, а через WiFi.
В ходе поисков Тимофей попробовал разные варианты. В том числе какое-то время тестировал использование электромагнитного замка. Практика показала, что у этой системы есть ряд недостатков: если отключили электричество, он перестает работать, квартира открыта, управляется через WiFi, и если связь с интернетом потеряна, открыть дверь дистанционно уже не получится.
Конечно, я еще смотрел умные замки. Но стоят они от 15 до 30 тысяч рублей. Я не видел смысла покупать такие дорогие замки, если в пределах тысячи можно купить кейбокс — кодовый замок для ключей.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
Как внедряли систему самостоятельного заселения
При выборе кейбоксов рекомендую обратить внимание на цифры — они должны быть четкими и желательно крупными, чтобы гостю было удобно вводить пароль. Еще внимательно следите за кодами и записывайте их куда-нибудь. Если забыли код, кейбокс придется взломать и выкинуть.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
Автоматическую отправку писем можно настроить в CRM Битрикс24. Для этого нужно интегрировать CRM с мессенджерами. В перспективе, я думаю, мы это настроим. Пока что у нас не такие большие объемы, и мы отправляем сообщения вручную.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
3. Рассказали о бесконтактном заселении в каналах продаж и на сайте.
Многие каналы уже поддерживают в настройках объекта размещения систему самозаселения: Booking.com, Expedia, Airbnb. Например, у Airbnb есть настройка «Руководство по прибытию». Это пошаговая инструкция с фотографиями. В других каналах это просто информация о том, что гости могут заезжать в объект самостоятельно, без помощи персонала.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
Пошаговая инструкция по самозаселению на Airbnb. Она становится доступна гостю в мобильном приложении канала в день заезда
Как работает система
После бронирования гость получает письмо с информацией о том, что в апартаментах есть система самозаселения. Гость может выбрать, как ему удобнее заселиться: самостоятельно, или чтобы его встретили. Практически все гости отвечают, что могут заехать сами. Сейчас процент самосазеления почти 100%.
Для гостя система самозаселения выглядит так:
-
Гость получает в WhatsApp пошаговую инструкцию по заселению.
-
Приезжает, набирает код квартиры на домофоне. Дальше срабатывает специальный чип, и дверь автоматически открывается.
-
Поднимается на нужный этаж и видит кейбокс на стене возле квартиры. Вводит код, который получил в инструкции, и заходит в квартиру.
В подъезде у нас установлена камера. Так мы видим, что заехал именно тот гость, который забронировал.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe -
Дальше гость получает несколько писем: правила проживания в апартаментах, чем можно пользоваться, чем нельзя. Накануне выезда приходит письмо с просьбой указать, во сколько гость собирается выехать.
-
При выезде гость просто закрывает дверь, кладет ключ в кейбокс и уходит.
Всю эту систему я сначала попробовал на одной квартире. Я был уверен в самой системе самозаселения, но не был уверен в производителях кейбоксов, чипов, камер. Надо было протестировать. Тестировал на постоянных гостях, потом начал смелеть и предлагать самозаселение уже гостям с каналов.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
В чем плюсы и минусы бесконтактного заселения
Минусы:
- исчезает прямой контакт с гостями,
- становится сложнее отслеживать целевую аудиторию.
Раньше, когда мы встречали гостей сами, видели и понимали, кто они, зачем приехали, могли поговорить, узнать цель визита. В данный момент я этого практически не знаю. Я считаю это серьезным недостатком, который, надеюсь, поможет мне восполнить опрос гостей. Для себя я решил, что в ближайшее время подготовлю анкеты и буду просить гостей их заполнить, чтобы лучше знать свою целевую аудиторию.
Тимофей Медяков,
совладелец сети апартаментов Abri Luxe
Плюсы:
- автоматизация процессов заселения и выселения,
- экономия времени владельцев,
- бесконтактность — гости воспринимают самостоятельное заселение как усиленную меру по обеспечению безопасности здоровья в период карантина.
С одной стороны, я стал меньше знать о гостях, с другой — освободил для себя огромное количество времени. Гости теперь заезжают сами, а я лишь контролирую: отправляю шаблонные сообщения, слежу за процессом заселения по видеокамере.
Постоянные гости уже все знают: бронируют на сайте, в день приезда я отправляю им инструкцию по заселению с кодом от кейбокса. Мы можем даже ни разу не созвониться. Все сообщения шаблонные, что значительно экономит время, и гости довольны.
Тимофей Медяков,
совладелец апартаментов Abri Luxe
Система самозаселения — лишь звено в цепочке автоматизации бизнеса посуточной аренды. Есть еще масса решений, которые помогут автоматизировать и другие этапы работы апартаментов.
