01 марта 2023

#Инструменты TL

PMS для управления отелем от TravelLine

Что такое PMS для отеля? Чтобы разобраться, нужно понимать, что в отельном бизнесе важно фиксировать брони и прогнозировать будущую загрузку. Для этого отели используют PMS для управления отелем. Это то же, что АСУ — автоматизированная система управления, или шахматка. В ней хранится вся информация о номерах, бронях и доходах.

У нас есть собственная PMS — TL: WebPMS. Она помогает наладить внутренние процессы: связывает вместе работу разных подразделений и позволяет улучшить сервис, ускорить работу с бронями и данными гостей, исключить ошибки ручного труда.

Светлана Трегубова

Руководитель отдела техподдержки по запуску клиентов

А еще PMS можно интегрировать с системами электронных замков, финансового и миграционного учета, управлять работой горничных, предоставлять гостям безопасный доступ к Wi-Fi и совершать другие действия. В общем, в TL: WebPMS собраны все важные бизнес-процессы отеля.

Если вы уже пользуетесь PMS от TravelLine, пройдите тест, чтобы узнать, какой вы шахматист. Спойлер: ответы на вопросы есть в нашей статье. ↓

Quizterra

Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS

Что такое PMS для отеля

В PMS — системе для автоматизации отеля — содержится много информации, а обрабатывать ее зачастую приходится быстро, поэтому важно, чтобы с ней было просто и удобно работать.

Основная часть интерфейса — это шахматка броней. Она выглядит как таблица: столбцы — календарные дни, строки — номера, сгруппированные по категориям. В ячейках на пересечении даты и категории номера выводится количество свободных номеров. Если ячейка пустая, значит, номер свободен в эту дату, и можно создавать новую бронь.

Чтобы было удобнее работать с бронированиями и ориентироваться в календаре шахматки, брони окрашиваются в разные цвета. Например, красный означает, что время заезда или выезда прошло, но сам заезд или выезд не был зафиксирован в шахматке.

Что означают цвета броней в шахматке

TravelLine PMS работает на разных устройствах

PMS от TravelLine — облачная. Ее не нужно устанавливать на какой-то конкретный компьютер: она будет доступна с любого устройства, нужны только логин и пароль.

А еще есть мобильное приложение TL Extranet, которое синхронизируется с PMS и работает на любом смартфоне Android и iOS — везде, где есть интернет.

Подробнее о приложении TL Extranet →

Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS

Основные возможности PMS

Работайте с бронями и гостями

В PMS много возможностей по работе с бронями: создание, отмена, услуги, тарифы и т. п.

В PMS вы можете полноценно работать с бронями: создавать, редактировать и отменять брони, переносить даты проживания, добавлять или изменять услуги, работать с почасовыми бронями и многое другое. Уведомления о новых бронях приходят на почту и в мобильное приложение TL Extranet.

Если вы работаете с модулем бронирования или менеджером каналов TravelLine, то брони оттуда будут поступать в АСУ автоматически. Брони из других источников легко создать в PMS в несколько кликов. Достаточно выделить нужные ячейки в шахматке на пересечении номера и дат или нажать «+ Создать бронь», а затем выбрать тариф и указать основные данные гостя.

Выбор дат в PMS TravelLine><meta itemprop=

Чтобы быстро создать бронь, просто выделите нужные ячейки на пересечении дат и категории номера

После создания брони вы можете работать с карточкой брони. В ней есть детализация самой брони и номеров. Можно заселять гостей, добавлять оплату, печатать документы, отменять и редактировать бронь.

Если вы собираете аналитику, работаете с сегментированием броней, используйте специальные поля в карте брони, например цель визита, способ оплаты, сегмент рынка. Если параметров по умолчанию не хватает, можно добавить собственные через справочник. Настраивать можно следующие поля:

Как создать бронь в TL: WebPMS

источник брони,
способы оплаты,
цель визита,
виды обслуживания,
теги,
сегмент рынка,
статьи доходов и расходов.

К броням можно добавлять заметки, например о том, что гостям требуется детская кроватка или напоминание сделать скидку в честь дня рождения. Если задачу из заметки нужно выполнить к определенному времени, добавьте к заметке срок выполнения. Тогда заметка появится в специальном блоке статистики над шахматкой в делах на сегодня.

Как добавлять заметки к брони

Добавляйте заметки в PMS><meta itemprop=

Чтобы посмотреть заметки на сегодня, кликните по «Запланировано на сегодня» в блоке «Заметки и указания»

Если на часть проживания вы переселяете гостя из одного номера в другой, в PMS такая бронь разделится на две части, а квота перераспределится. При наведении курсора на каждую из частей брони будет указана краткая информация по срокам проживания гостя в номере, а также сумма, которую гостю надо оплатить.

Распределение броней в PMS><meta itemprop=

TL: WebPMS умеет продавать номера не только посуточно, но и на несколько часов. Например, когда гостю нужно отдохнуть между рейсами или подготовиться к вечерней конференции. С почасовыми бронями вы можете работать в течение дня без создания дополнительных тарифов.

Создание броней в PMS TravelLine><meta itemprop=

Создается такая бронь так же легко, как обычная: перейдите в режим почасовых броней и выделите мышкой нужные часы в календаре шахматки.

Отдельный бонус для объектов с номерным фондом 40+ и высокой загрузкой — раздел «Служба приема». Здесь есть краткая сводка о загрузке, гостях и состоянии номеров. В разделе «Служба приема» можно заселить гостей, посмотреть и напечатать документы, перейти к редактированию брони.

Подробнее о «Службе приема»

Раздел «Служба приема» в PMS TravelLine><meta itemprop=

В разделе «Служба приема» легко найти нужную бронь и при необходимости перейти в редактированию

Составляйте отчеты о работе отеля

PMS формирует отчеты по разным показателям: о выручке и загрузке за разные периоды, способах оплаты, средней цене за номер и много других. Следите за загрузкой и доходностью, сравнивайте их с данными прошлых лет и анализируйте, насколько эффективно работает объект.

Также из отчетов можно узнать, кто еще не оплатил бронь или какой из источников броней самый эффективный. Все отчеты легко выгрузить в Excel и продолжить работу с ними: добавить фильтры, формулы, диаграммы, переслать коллегам.

Статистика и отчеты в TL: WebPMS

Повышайте число заездов

В шахматке есть специальные функции, которые мы создали по запросам отельеров, чтобы помочь им гарантировать еще больше оплат и заездов. Представьте ситуацию:

Что делать отелю в несезон или когда броней стало меньше

1

Гость уже внес предоплату за бронь, но внезапно оказалась под угрозой. В этом случае необязательно отменять бронь и оформлять возврат. Просто предложите перенести внесенную сумму на депозит — специальный счет гостя. Гость потратит эти деньги, как только определится с датами.
2

Близится высокий сезон. Для гарантии заезда вы просите предоплату. Но если гость звонит по телефону или бронирует через соцсети, запросить предоплату бывает трудно.

Для таких случаев вы можете работать так: создайте в процессе разговора с гостем бронь в PMS и отправьте гостю ссылку на оплату банковской картой по email или в мессенджер. Гость получит чек за оплату, а отель — гарантию брони. Если гость не успеет внести предоплату, бронь автоматически отменится. Что дает оплата по ссылке →

Вам не нужно регистрировать кассу и тратиться на ее аренду или покупку. С чеками все будет в порядке: система автоматически создаст их и отправит гостю и в налоговую, согласно закону об онлайн-кассах 54-ФЗ.

Безопасно работайте с данными гостей

В системе для автоматизации отелей TravelLine настроена двухфакторная аутентификация. Она распространяется на всех пользователей личного кабинета TravelLine, которые работают с предоплатами от гостей по банковским картам.

Двухфакторная аутентификация гарантирует, что доступ к данным гостей сможет получить только сотрудник отеля. Такую систему безопасности используют многие крупные компании, например, Google и Booking.com.

Настраивайте разные права доступа

Для каждого сотрудника, кто работает с PMS, создайте свой логин для работы с системой. Так вы легко сможете отследить историю изменений и настроить уровни доступа. В нашей шахматке есть три роли: «Менеджмент», «Служба приема и размещения» и «Хозяйственная служба». У каждой роли разный уровень доступа и набор функций, которые может выполнять сотрудник.

Каждый пользователь может настроить удобный для себя вид номеров и отображение предоплаты на шахматке, а изменения бронирований сохраняются с указанием конкретного пользователя.

Какие роли у пользователей в WebPMS

Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS

Дополнительные модули PMS

Эти модули входят в PMS от TravelLine в тарифах STANDART и выше. Они упрощают многие рутинные процессы и помогают справляться с финансовыми задачами.

Быстро отправляйте данные о гостях в МВД

PMS интегрируется с:
— ЕПГУ — Единый портал Госуслуг,
— АС «Элпост»,
— ООО Технологии,
— СБИС,
— Контур. ФМС,
— ПК «Вега»,
— «СКАЛА-ЕПГУ»,
— «Континент-Сервис».

Согласно законодательству РФ, отправлять данные о гостях в МВД нужно каждый день. Модуль «Миграционный учет» упрощает этот процесс.

Вы заполняете информацию о гостях в TL: WebPMS, скачиваете архив с анкетами гостей из системы и загружаете анкеты в программу для передачи данных в МВД. Данные о гостях автоматически передаются в МВД.

Для работы с модулем у вас должна быть программа для передачи данных в МВД.

Чтобы процесс передачи данных проходил без посредников, мы настроили прямую интеграцию TravelLine и Госуслуг. Так вы сможете отправлять информацию для миграционного учета прямо из TL: WebPMS. Сейчас интеграция находится на финальной стадии разработки. Но отправить заявку на подключение можно уже сейчас: tlgo.me/4r7.

Управляйте работой службы горничных с расширенным модулем «Обслуживание номеров»

Задавайте периодичность и тип уборок для каждой категории номера, а задачи на уборку номеров будут назначаться автоматически. В модуле удобно формировать индивидуальные планы уборки для горничных и контролировать их выполнение.

План уборки в PMS TravelLine><meta itemprop=

Предоставляйте гостям безопасный доступ
к Wi-Fi

PMS интегрируется с:
— Hot-WiFi,
— Global Hotspot,
— ConnectOne,
— theKarma.

Пользователи Wi-Fi должны указывать номер телефона или паспортные данные: так велит российское законодательство. Предоставляйте гостям доступ к интернету законно и быстро. Чтобы подключиться к Wi-Fi, гость вводит дату рождения или Ф.И.О. и номер комнаты. Данные проверяются в TL: WebPMS, и, если они верны, гость получает логин и пароль для выхода в интернет.

Для работы с модулем у вас должна быть программа для предоставления доступа к Wi-Fi.

Выдавайте электронные ключи за 30 секунд

PMS интегрируется с:
— VingCard,
— iLocks,
— Orbita,
— OZLocks,
— SMARTEQ,
— HSU.

Вносите данные о брони только в PMS, и она будет автоматически обмениваться информацией с системой управления электронными замками. Так вы сэкономите время при регистрации гостей и сможете выдавать электронные ключи за 30 секунд, а процесс заселения станет прозрачней.

Следите за финансовыми показателями отеля

С модулем «Финансовый учет» вы сможете вести учет доходов и расходов прямо в АСУ. Вручную вносить доходы и расходы, не связанные с бронированиями, печатать по ним чеки и видеть сальдо за нужный период — разницу между доходами и расходами.

Автоматизируйте отправку данных для печати чеков

Мы работаем со всеми ККТ, которые поддерживают ККМ-сервер.

Чтобы было проще и быстрее печатать чеки, вы можете интегрировать ваш фискальный регистратор с TL: WebPMS с помощью ККМ-сервера. Так из шахматки в ККМ-сервер автоматически будут передаваться все необходимые данные о платеже для формирования чека.

Выгружайте данные о загрузке и доходах с Hotel Advisors

В Hotel Advisors выгружают данные ваши соседи и конкуренты, и вы можете видеть среднюю загрузку и цену по региону на основе данных реальных отелей. Так проще регулировать цену и видеть картину по рынку. Активней всего Hotel Advisors пользуются в Петербурге — здесь данные будут самыми репрезентативными.

Автоматизируйте работу с бухгалтерией

Прямая связка c 1C автоматизирует работу с платежами и упрощает работу с документами.

У нашей шахматки TL: WebPMS есть прямая связка с 1С. Она помогает автоматизировать работу гостиницы с платежами и упрощает работу с документами.

Вам больше не придется самим вносить данные в 1С. Все данные о платежах наличными и картой будут автоматически уходить из шахматки в 1С, а безналичные платежи — из 1С в шахматку.

Также из шахматки можно будет автоматически передавать начисления и формировать в 1С нужные документы. Например, счет на оплату, акт выполненных работ и другие.

Следите за финансовой аналитикой объекта в «Финоко»

Интеграция PMS с сервисом «Финоко» помогает эффективней планировать работу за счет полного анализа финансовых показателей. «Финоко» в онлайн-режиме собирает данные о выручке в разрезе проживания, питания, категорий номеров и источников броней, а вы получаете полную картину по аналитике.

Если вы также пользуетесь RMS Hotellab, то интеграция односторонняя. То есть TravelLine в Hotellab информацию не направляет.

Особенности интеграции с RMS HotelLab →

Автоматизируйте работу гостиницы с TL: WebPMS

Объедините управление и продажи в одном ЛК

PMS от TravelLine может автоматизировать работу гостиницы: объединить в себе бытовые дела отеля, продажи от стойки и онлайн. Она интегрируется с модулем онлайн-бронирования, менеджером каналов и другими инструментами TravelLine, а также массой сторонних сервисов для работы отельера. Вы можете управлять ежедневными задачами и онлайн-продажами отеля в одном личном кабинете.

Полный список систем, с которыми интегрирована PMS от TravelLine:

Чтобы вам было проще начать работать с PMS, мы подготовили обучающие статьи и видеоролики. А наша команда техподдержки поможет с возникающими вопросами.

Чтобы автоматизировать работу отеля или гостиницы, оставляйте заявку на PMS от TravelLine.

Оставить заявку на PMS

Редактор: Дарья Гаврилова.

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.