Деловая переписка: как общаться с коллегами и гостями

Как общаться по правилам деловой переписки, чтобы не раздражать коллег и клиентов

Когда слышишь словосочетание «Деловая переписка», в памяти всплывают шаблоны «Доброго времени суток!», «Спасибо за плодотворное сотрудничество», «Доводим до вашего сведения». Это привычные, но избитые и неэффективные фразы.

Сегодня разбираемся, как вести деловую переписку по-человечески и не раздражать коллег и клиентов. Материал собрали на основе книги «Новые правила деловой переписки».

Екатерина Сундарева

Главный редактор

Совет № 1. Приветствуйте просто и без штампов

правила деловой переписки><meta itemprop=

Фраза «Доброго времени суток» показывает только то, как хорошо вы владеете штампами. ;)

Приветствие всегда оставляйте на отдельной строке.

Совет № 2. Пишите имя получателя правильно

примеры деловой переписки><meta itemprop=

Если вы не уверены, как правильно пишется имя, лучше спросите: «Здравствуйте! Я нашла вас в Фейсбуке, но не уверена, как правильно к вам обращаться. Подскажите, пожалуйста».

Совет № 3. Пишите аккуратно

этикет деловой переписки><meta itemprop=

Даже если торопитесь, пишите аккуратно. Людям гораздо приятнее читать текст без ошибок, пропущенных букв и кричащих заголовков.

Совет № 4. Обращайтесь к конкретным лицам

деловая общение переписка><meta itemprop=

Если в копии несколько человек, задавайте вопросы и давайте задания конкретным людям, а не всем сразу.

Совет № 5. Не нагнетайте срочностью

Представьте, человек работает в штатном режиме и вдруг получает сообщение, где не вежливое обращение, а почти крик. Скорее всего, получатель не проникнется срочностью, а подумает, что вы не цените его время.

Совет № 6. Не пытайтесь подсластить пилюлю

Лучше говорите, как есть, и предложите помощь. Так будет проще решить вопрос.

Совет № 7. Будьте вежливы не в словах, а в посыле

особенности деловой переписки><meta itemprop=

Даже самые вежливые слова не скроют, что вы пытаетесь давить или манипулировать. Это неприятно и вызывает чувство, что отправитель считает, что ему все должны, раз он написал «Спасибо».

Еще несколько советов

Постарайтесь сделать так, чтобы читателю было удобно читать ваш текст и понимать, о чем вы просите. Так он сможет вам помочь или быстрее выполнить вашу задачу.

Добавляйте внятную тему письма, чтоб его было легко найти.

Если к письму приложен сложный документ, кратко изложите его суть в теле письма.

Обозначьте срочность. Если надо «еще вчера», лучше позвоните.

Полезные инструменты, которые помогут писать понятные тексты

«Новые правила деловой переписки»
Пригодится всем, кто пишет коллегам и клиентам. Отличные примеры и разборы ошибок.
Купить
«Как написать»
Электронное руководство и сборник шаблонов, которые помогут в работе.
Купить
«Шаблоны текста для работы и бизнеса»
Набор карточек с шаблонами: письма сотрудникам и клиентам, пресс-релизы, объявления о вакансиях.
Купить
«Главред»
Сервис помогает очистить текст от словесного мусора, проверяет на соответствие информационному стилю.
Перейти

В блоге мы публикуем интересные статьи про туризм, лайфхаки для отельеров и полезные советы для работы.

Подписывайтесь, чтобы получать рассылки со статьями и ничего не пропускать. Новым подписчикам мы дарим подборку по работе с соцсетями.

Подписаться на блог

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.