Электронные замки для гостиниц:
14 преимуществ

Для отельеров система электронных замков решает сразу несколько вопросов: заселение гостей становится более простой и быстрой процедурой, а все данные по заселению и нахождению в номере можно легко контролировать в PMS на рабочем компьютере администратора.

Электронные замки исключают заселение вне кассы, делают нахождение в отеле безопасным и удобным для гостей, а также снижают риск возникновения неприятных ситуаций. Гость не сможет жить в номере дольше оплаченного срока, не попадет в комнату для персонала и не откроет по случайности соседний шкафчик в отельном спа.

В статье расскажем, как работают с электронными замками в отелях. Разобраться нам помог Алексей Клещев, коммерческий директор компании OZLocks.

Екатерина Сундарева

Главный редактор TravelLine

Как работает система электронных замков

В двери номеров отеля врезаются запирающие механизмы, которые управляются с помощью программного обеспечения на компьютере и карточек-ключей. При заселении гость получает карту, привязанную к его брони. С этой картой он может свободно перемещаться по отелю: открывать номер, заходить в ресторан и открывать шкафчик в отельном бассейне.

Для более высокой эффективности лучше дополнять электронные замки энергосберегающими выключателями. В этом случае непосредственно в номере устанавливается энергосберегающий программируемый карман, с помощью которого можно контролировать фактическое использование номерного фонда.

При этом отельер видит, какие номера заняты, какие — свободны, находится ли гость в номере и можно ли отправить к нему room service. Также он может программировать карты для персонала и с их помощью давать доступ только к тем помещениям, которые нужны сотруднику по должностным обязанностям.

Технологии продаж в гостинице: 5 главных идей с отельных мероприятий

Также система позволяет дополнительно контролировать работу персонала. Их можно настроить так, что каждый день или неделю на указанный адрес будет приходить отчет. Его можно сравнить с отчетами из PMS отеля и увидеть реальную картину: кто в какое время заселялся, сколько длилось проживание.

Автоматизация работы гостиницы с системой TL: WebPMS →

Плюсы электронных замков для отельеров

Можно контролировать заселения в обход кассы.

Электронный замок хранит в памяти до 1 000 операций, а в связке с ПО, дополнительным оборудованием и PMS видно время заселения и выселения. Информацию по заселениям из ПО можно сравнить с деньгами в кассе и выявить «левые». При этом не обязательно увольнять администраторов, достаточно просто показать, что управляющий или собственник контролирует этот процесс.

“

Иногда собственники закрывают глаза на подобные ситуации, считая, что это просто возможность немного подзаработать для администратора. Однако за год такой «подработки» вне кассы получается, что собственник теряет значительную часть выручки.

На моей памяти в одном отеле пару лет назад администратор за год заработал на левых подселениях больше двух миллионов рублей. И по «случайному» стечению обстоятельств как раз купил себе новую Тойоту.

— Алексей Клещев, коммерческий директор OZLocks

Интегрируется с PMS отеля.

Это еще больше автоматизирует работу, помогает избежать ошибок и освобождает время персонала для других важных задач.

Важно: проверяйте, интегрируется ли ваша АСУ с выбранной вами системой электронных замков. TL: WebPMS и замки OZLocks интегрируются. ;)

Как работать с ключами OZLocks и TL: WebPMS →

Нельзя сделать дубликаты ключей.

Гости чувствуют себя в большей безопасности, а отельер может эту безопасность гарантировать.
Можно настроить доступ по времени.

Когда оплаченное время закончится, попасть в номер гость не сможет. Чтобы продлить доступ, гостю надо будет заплатить. Такой порядок минимизирует неприятные спорные ситуации с гостями.
Удобно распределять права доступа к номерам и служебным помещениям.

Сотрудники будут иметь доступ только в те помещения, где им надо быть для выполнения рабочих обязанностей, а гость не сможет открыть своим ключом соседний номер или комнату, где хранится оборудование для персонала
Увеличивается скорость заселения.

Если в отеле есть интеграция электронных замков с PMS-системой, например, TL: WebPMS, то данные о госте достаточно внести в систему один раз. Дальше она сама продублирует все необходимые действия: например, передаст информацию в МВД.

Новый персонал на ресепшене: 5 ошибок обучения →
Легко контролировать объект в режиме реального времени даже в периоды полной загрузки.

Все заселения, выселения, перемещения гостей видно на сенсорной панели и в PMS: спланировать уборку становится гораздо проще.
Проще контролировать качество уборки.

Современный стандарт уборки номера после выезда гостя — 20 минут. Если сотрудник находится в номере меньше, такие номера, скорее всего, нуждаются в более тщательной уборке.
Экономит электроэнергию и заботится о пожарной безопасности.

Когда гость выходит из номера, через 30 секунд отключаются все электроприборы.

“

Энергосберегающий элемент системы помогает защититься не только от забывчивости гостей — например, когда гость забывает выключить телевизор, выходя из номера на целый день, а отельер вынужден платить за электричество.

Также он позволяет не переплачивать за работу техники, которую гости привозят с собой и используют даже в свое отсутствие — например, мультиварку, компьютер.

А самое важное — благодаря отключению электричества в номере, где никого нет, исключается риск короткого замыкания. Для пожарной безопасности это первостепенно.

— Алексей Клещев, коммерческий директор OZLocks

Повышает лояльность гостей.

Когда вместо ключа гость получает тонкую легкую карту, ему удобно открывать двери, в номере всегда чисто, а на ресепшене гостя не задерживают из-за бумажной волокиты, у него формируется впечатление об отеле как о современном и технологичном объекте.

Кейс: как привлечь гостей в отель и сделать их постоянными клиентами →

Преимущества электронных замков для гостей

Ключ занимает мало места.

Он везде помещается: можно положить вместе с банковской картой в карман или кошелек.
Замок открывается легко.

Обычный ключ может заедать, а замок, который открывается карточкой, срабатывает автоматически.
Ключ работает на всей территории отеля.

Можно использовать одну карту, чтобы открыть дверь номера, индивидуальный сейф и шкафчик в бассейне.
Случаи заселения в занятые или неприбранные номера исключаются.

Администратор видит общую картину номеров и вовремя отправляет персонал для уборки.

Частые вопросы про электронные замки в гостиницах

Чтобы процесс заселения гостей был прозрачным, а ключ можно было выдать за 30 секунд, попробуйте интеграцию электронных замков с системой управления отелем.

Данные о брони достаточно внести только в АСУ — она автоматически обменяется ей с системой управления электронными замками.

Подробнее о TL: WebPMS

Редактор: Екатерина Сундарева.

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.