Как отелю работать с персональными данными гостей

Сергей Петряков Коммерческий директор

Статья подготовлена по комментариям территориального управления Роскомнадзора по Республике Марий Эл.

Чтобы заселить гостя, нужны как минимум имя и фамилия. Это — персональные данные (ПД), и их правильный сбор, хранение и уничтожение регулируют несколько законов.

Отелю надо правильно работать с персональными данными, чтобы:

1. Соответствовать закону и не бояться проверок.
2. Безопасно хранить данные гостей и предотвращать их утечку.

Рассказываем, как это делать.

В чем суть законов о работе с ПД

По информации территориального управления Роскомнадзора по Республике Марий Эл, правила обработки персональных данных определяет Конституция РФ (ст. 23 и 24), Трудовой кодекс (гл.14 ст. 85-90), 152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» и другие нормативные документы.

Основная суть всех этих документов: нельзя собирать, хранить, использовать и распространять персональные данные человека без его согласия.

Как регулировать работу с ПД в отеле

1. Составьте «Политику организации» для гостей

Так как вы собираете ПД, вам нужен внутренний документ, который регулирует работу с ПД. Возьмите за основу 152-ФЗ и составьте «Политику организации». В ней пропишите:

• Правовые основания обработки персональных данных: законы, согласно которым обрабатываете ПД.
• Порядок и условия обработки персональных данных: как собираете, обновляете, исправляете, удаляете и уничтожаете персональные данные.
• Что гость имеет право запросить свои персональные данные и попросить их удалить из вашей базы данных.
• Что вы имеете право предоставить данные гостей по запросу правоохранительных органов.

Если собираете ПД в Интернете, разместите «Политику организации» на сайте отеля.

2. Спрашивайте согласие гостей на обработку ПД

Гости должны согласиться на обработку своих данных: либо подписать согласие при регистрации в отеле, либо поставить галочку «Согласен с обработкой персональных данных» при бронировании на сайте.

В модуле бронирования TL: Отель это уже предусмотрено, но «Политика организации» нужна в любом случае.

3. Составьте документы для внутреннего пользования

Еще одно обязательное требование 152-ФЗ — внутренние документы. Издайте внутренний приказ — пакет документов, который описывает, как вы работаете с персональными данными. Включите в приказ:

1. Цели и задачи сбора и обработки ПД.
2. Требования по работе с персональными данными.
3. Кто из сотрудников имеет должностные полномочия работать с ПД.
4. Где хранятся документы с ПД.
5. Инструкции по работе с ПД.

Основная задача этих внутренних документов — регламентировать работу и предотвратить кражу базы данных. Часто данные крадут собственные сотрудники, например, забирают с собой при увольнении.

Упорядочьте работу с персональными данными — не бойтесь проверок и утечки данных.