-
Как вести бухучет в гостинице: особенности и основные принципы
Бухучет в гостинице — это не только требование закона к бизнесу, но и возможность оценить рентабельность отеля и вовремя принимать управленческие решения. А еще — отчитываться перед налоговой, анализировать финансовые показатели отеля и оценивать эффективность бизнеса за месяц, квартал или год.
В статье расскажем:
— об особенностях бухучета гостиничного бизнеса;
— как вести учет в гостинице: от учета выручки до оплаты НДС;
— как правильно пробивать онлайн-чеки и работать с предоплатой.
Екатерина СундареваГлавный редакторОсобенности бухучета гостиничного бизнесаПравила бухучета стандартные для каждого бизнеса, но в отелях есть свои особенности. Поговорим о них подробнее.1. Разные виды доходов и расходовОсновная деятельность гостиницы — оказание услуг по временному проживанию. Соответственно, основной доход отеля — это доход от сдачи номеров в аренду.
Но есть и другие услуги, которыми пользуются гости во время проживания в отеле: питание, химчистка, спа-услуги, конференц-залы и другое. Доходы и расходы по этим видам услуг тоже нужно правильно учитывать в бухучете отеля.2. СезонностьВ разных отелях — своя сезонность. Например, пик загрузки в городских отелях чаще всего приходится на осень и зиму — время бизнес-мероприятий и деловых программ. А курортные отели больше всего пользуются спросом летом.
В зависимости от количества гостей отель закупает продукты на завтрак, полотенца, мыло, постельное белье и другие расходники. Бухгалтер учитывает все эти расходы и следит, какие суммы тратятся на содержание отеля.3. Агентские договоры с каналами продажОтели заключают агентские договоры с каналами продаж или сервисами по эквайрингу. Фишка таких договоров в том, что отель платит агенту комиссию за выполнение услуги. Например, бронь пришла с Островка. Отель после выезда гостя должен будет перечислить Островку определенную договором сумму комиссии.
Как правильно учитывать комиссии каналов продаж в бухучете отеля рассказал Денис Ковалев, начальник отдела бронирования АО ГК «Сочи-Магнолия».“По агентскому договору гостиница должна проводить реализацию на полную стоимость брони, включая комиссию. Эта сумма попадает на 90 счет реализации, где учитывается стоимость всех услуг, которые были оказаны гостю. А потом из реализации комиссия уходит уже на 44 или 20 счет — расход организации.
Некоторые отели проводят сумму брони сразу с вычетом комиссии, учитывают ее как скидку, но это неправильно. Нам же предоставляют отчеты агента, счет-фактуры, которые мы у себя фиксируем.Как вести бухучет в гостиницеВ этом разделе расскажем, как правильно вести учет выручки и расходов в отеле. А еще разберемся с налогами и НДС.Учет выручки в отелеУчитывать выручку в отеле можно каждый день, каждый месяц или после выезда гостя из номера. Каждая гостиница выбирает свой способ учета и закрепляет его в учетной политике отеля. Рассмотрим каждый способ учета выручки подробнее.
1. Ежедневно — самый точный, но сложный способ учета, если в отеле много номеров. В этом случае бухгалтер учитывает выручку от всех гостей, которые проживают в отеле сегодня.
Например, 10 февраля из отеля выехали два гостя: первый проживал с 1 по 10 февраля, а второй — с 30 января по 10 февраля. Отель каждый день учитывал доход от сдачи номеров всех гостей в отеле.
2. Ежемесячно — бухгалтер учитывает выручку каждый последний день месяца. В этом случае доход от сдачи номера гостю, который приехал в январе, нужно будет разделить: с 30 по 31 января и с 1 по 10 февраля.
3. По факту выезда гостя — пожалуй, самый удобной способ учета выручки. Если гость заехал 30 января, а выехал 10 февраля, акт будет выдаваться за период январь-февраль, и 10 февраля выручка будет фиксироваться за все дни.“Мы учитываем выручку отеля ежедневно после выезда гостя. Гость выезжает, акт закрывается, загружаем его в бухгалтерию и идет соучет. Почему это удобно? Гость выехал, все услуги ему оказаны, уже ничего не изменится. И еще курортный сбор по закону нужно платить тоже после выезда гостя.Учет расходовЧем больше отель, тем больше расходов: от покупки полотенец и шампуня до капремонта номеров. Вот какие расходы нужно учесть в отеле:
— Материальные: коммунальные платежи, продукты, стройматериалы, оплата услуг прачечной, химчистки, клининга, постельное белье, косметические наборы и другие расходники.
— Кадровые: зарплата сотрудников отеля, ресторана.
— Прочие: Wi-Fi, услуги связи, обслуживание кассы и другие расходы.Налоговый учетЧаще всего отели работают на ОСНО — общей системе налогообложения или на упрощенке — УСН. В зависимости от выбранной системы отель платит установленные законом налоги.
1. ОСНО — общая система налогообложения. Она подходит любому бизнесу, в том числе гостиницам. Но нужно учитывать, что это сложная система налогообложения с большим количеством налогов и отчетности.
2. УСН — упрощенная система налогообложения. Ее можно применять в отеле, только если:
— количество сотрудников — не более 130 человек;
— годовой доход отеля — не более 265,8 млн рублей;
— остаточная стоимость основных средств — не более 150 млн рублей;
— доля участия организаций в уставном капитале — не более 25%;
— у отеля нет филиалов.
Условия актуальны на дату выхода статьи — 06 марта 2024 года.
Таблица по налогам при ОСНО и УСН
“Главный минус ОСНО в большой налоговой нагрузке, особенно это ощущалось с НДС 20%. Когда ввели НДС 0%, стало намного проще, это большая поддержка для гостиничного бизнеса. Плюсы общей системы налогообложения: можно не контролировать уровень дохода, количество сотрудников.
На упрощенке все просто, но тоже есть свои нюансы: нельзя превышать лимит по доходу и количеству персонала, но можно не заниматься выпиской счетов-фактур, которые есть на ОСНО. На УСН не выгодно заключать агентские договоры, так как комиссию агентов нужно включать в выручку. И ты постоянно находишься в напряжении: лишь бы не вылезли за эти лимиты.Учет НДС: на какие услуги отеля действует НДС 0%С 1 июля 2022 года отели на УСН вправе платить НДС 0% на услуги по временному размещению, согласно Федеральному закону № 67-ФЗ. Нулевая ставка НДС будет действовать 5 лет — до 30 июня 2027 года. Разберемся, на какие услуги действует НДС 0%, и можно ли распространять его на тарифы с завтраком и другими допуслугами.
Применять нулевую ставку НДС можно на услуги по временному проживанию и некоторые сопутствующие услуги, которые входят в единую цену номера: заправка постели, смена постельного белья, ежедневная уборка, завтраки, стирка, мелкий ремонт одежды. Такие правила утверждены в 19 п. 1 ст. 164 Налогового кодекса и письме Минфина от 27.07.2022.“Все просто: если питание входит в стоимость проживания, то тогда НДС 0%. Если питание продается отдельно, то действует НДС 20%. Например, если мы продаем тариф, в котором питание уже входит в стоимость, не выделяется отдельной строкой, то НДС 0%.Чтобы законно применять ставку 0% НДС, важно, чтобы тарифы в отеле были официально оформлены. Каждый тариф должен утверждаться приказом. Например, в отеле «Сочи-Магнолия» на все тарифы есть официальный прейскурант, утвержденный директором. Чтобы сделать такой прейскурант, нужен приказ.Онлайн-касса в отеле: как правильно пробивать чекиПринимать оплату от гостя нужно по особым правилам. Они регулируются федеральным законом 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» от 22.05.2003.
Этот закон регулирует работу с физическими и онлайн-кассами. С 2018 года онлайн-кассы должны использовать все отельеры, включая ИП.Как правильно пробивать чеки в гостинице рассказал Денис Ковалев, начальник отдела бронирования АО ГК «Сочи-Магнолия». Ниже — его ответы на частые вопросы отельеров.У авансового кассового чека предмет расчета — аванс. А у обычного кассового чека, который может быть закрывающим, предмет расчета — полный расчет.
Например, если гость оплатил аванс, но не может приехать, — отель делает возврат аванса.
Другой пример: гость решил выехать из отеля раньше срока, но мы уже сделали ему чек зачета аванса. В этом случае мы делаем возврат зачета аванса и возврат аванса.
Другой пример: гость на сайте оплатил первые три дня проживания и получил электронный чек. При заезде в отель он оплатил оставшиеся четыре дня и получил авансовый чек на оставшуюся сумму. Но после первого дня проживания он передумал и решил выселиться из отеля. В этом случае мы делаем возврат по авансовым чекам.
Важно! Пробивайте закрывающие чеки только после выселения.Если гость оплачивает услуги, которые еще не оказаны. При выезде, если услуги оказаны, мы отдаем закрывающий чек.
Например, гость заезжает на 20 дней и рассчитывается при заезде. В этом случае пробивается авансовый чек.Если гость платит при выезде из отеля. В этом случае мы бьем закрывающий чек, который подтверждает, что услуга оказана.Согласно п. 15 постановления Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085, при гарантированном бронировании отель вправе удержать стоимость не более 1 суток проживания в случае несвоевременного отказа от бронирования, опоздания или незаезда. Остальные деньги нужно вернуть гостю.
Например, мы в своем отеле прописали, что работаем только с гарантированными брониями. При незаезде или поздней отмене за 3 дня мы удерживаем стоимость одних суток проживания.
Информацию об отмене бронирования и штрафе обязательно нужно указать: в правилах проживания на сайте, в описании номера и тарифа в личном кабинете TL, так как эта информация подтягивается в Яндекс Путешествия, 2ГИС и другие каналы.
Еще мы указываем ее в правилах аннуляции, в договоре-оферте, который размещен на сайте. Мы указываем везде, чтобы при отмене мы могли сослаться, что у гостя была возможность ознакомиться с этой информацией до совершения оплаты.Рассмотрим на примере: гость внес предоплату на сайте — аванс за первые сутки проживания. После оплаты мы формируем авансовый чек и отправляем его на электронную почту гостя.
Гость приезжает и вносит доплату в момент заселения. Мы пробиваем второй авансовый чек на оставшуюся сумму, которую вносит гость. Гость получает этот чек и заселяется.
При выезде гостя нам нужно сделать закрывающий чек, чтобы подтвердить, что отель получил этот аванс. Такой чек позволяет закрыть авансовый платеж с проживанием. Далее ставим печать и подпись.
Итого нужно выбить три чека. :)Постановление Правительства Р Ф от 18.11.2020 N 1853 разрешает устанавливать штрафные санкции за позднюю отмену бронирования. Условия отмены можно прописать в описании тарифа.
Например, мы выставили условие: гость может отменить бронирование без штрафа за три дня до заезда. Если он отменил бронирование позже, мы вправе удержать сумму проживания первых суток.
Так, авансовый платеж помогает сократить издержки от отмен бронирований.Чтобы прислать ему электронный чек — кассовый чек в электронной форме. Гость получает чек по СМС или на электронную почту.
Электронный чек имеет такую же юридическую силу, как и чек, выбитый на кассе. Если гость оплачивает онлайн, пробивать бумажный чек не обязательно.
По 54-ФЗ при онлайн-оплате нужно пробить электронный чек и отправить его гостю. Поэтому важно получить от гостя номер телефона и электронную почту, на которую вы отправите этот чек.Если гость оплачивает проживание на сайте, «КОМФОРТ БУКИНГ» принимает деньги, пробивает авансовый кассовый чек с тегом «Предоплата» и отправляет этот чек гостю. В реквизитах чека отель указан как поставщик, оказывающий услуги гостю.
При такой оплате у нас записывается нефискальный платеж, который отправляется в бухгалтерию. При заезде гостя мы пробиваем второй авансовый чек на оставшуюся сумму, если на сайте гость не оплатил бронирование полностью.
При выезде гостя мы пробиваем закрывающий чек на всю сумму, включая сумму предоплаты на сайте.
Важно! «КОМФОРТ БУКИНГ» не делает зачет авансового платежа, но отправляет в налоговую данные о платежах при приеме и возврате предоплаты.Если гость хочет получить допуслуги до заезда, можно использовать авансовый платеж.
Если услуга конкретная, например, трансфер до отеля, можно брать предоплату с предметом расчета «Предоплата». Если точной услуги нет, мы не пишем название, а просто ставим «1» и предмет расчета «Аванс».1. Пробивайте чеки. Если гость обратиться в налоговую с жалобой, что гостиница не дала чек, отель получит штраф.
2. Просите у гостей телефон и электронную почту. На почту или номер телефона нужно отправлять электронные чеки.
3. Устанавливайте штрафы за позднюю отмену бронирования. В описании тарифа укажите, за какое время до заезда можно отменить бронирование и вернуть деньги.
4. Пробивайте закрывающие чеки только при выезде гостя. Это поможет избежать лишних чеков.Бухучет в гостинице — важный бизнес-процесс, который помогает отельерам принимать решения на основе цифр. В шахматке TL: WebPMS есть специальные отчеты для бухгалтеров и управляющих. Они помогают анализировать основные финансовые показатели отеля, следить за платежами и доходностью.
А еще можно настроить связку TL: WebPMS c 1С: Бухгалтерией. С ней АСУ и 1С смогут обмениваться данными о платежах, а вам не нужно будет дублировать информацию. Платежи наличными и картой будут уходить из TL: WebPMS в 1С, а безналичные платежи — обратно.Еще больше возможностей по управлению отелем и финансами — на странице шахматки TL: WebPMS.Редактор: Александра Вьюгина.Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.Похожие статьи
Подпишитесь на блог TravelLine
Первым читайте статьи об онлайн-продажах, рабочих инструментах отельера и работе с инструментами TravelLine. Будем отправлять свежие статьи от экспертов прямо в день выхода, а вы легко их прочтете на любом устройстве.
Подпишитесь на рассылку сейчас и получите подборку статей по работе с соцсетями.
Подпишитесь на блог и получите подборку статей по работе с соцсетями.
