19 марта 2025

#Сайт, #Законы

Какие документы нужны для открытия гостиницы в 2025 году: список и примеры типичных ошибок в оформлении

По данным Росстата, в России ежегодно увеличивается номерной фонд. В 2022 году он составил 11 тысяч номеров, а в 2023 году — 12,5 тысяч номеров. Чтобы получить разрешение на открытие, отельеры должны подготовить и оформить документы.

Анастасия Королева, гостиничный юрист, рассказала про специфику документов, которые нужны для открытия гостиницы. Из статьи вы узнаете:

1. Как различаются документы для разных типов отеля.
2. Какие документы нужны для открытия гостиницы в 2025 году.
3. Примеры ошибок в подготовке и оформлении документов для открытия.

Екатерина Сундарева

Главный редактор

Как различаются документы для разных типов средств размещения

Список документов для открытия гостиницы не всегда один и тот же. На документацию влияют:

— расположение объекта: регион, тип земельного участка, тип отеля;
— услуги, которые отель планирует оказывать;
— отношения с собственниками и их количество;
— уровень объекта с точки зрения сервиса и желаемой звездности
и другие.

Как открыть отель с нуля

Анастасия Королева

Гостиничный юрист

Важно помнить, что единого стандарта документов нет, везде своя специфика. У каждой гостиницы свои уникальные характеристики. Следовательно, и комплект документов у каждого объекта индивидуальный.

Чтобы корректно его сформировать, важно тщательно проанализировать все нюансы и соотнести их с актуальным законодательством или привлечь специалиста.

Если не учитывать эти различия при выборе объекта недвижимости или строительстве, у собственника возникают риски. Объект размещения будет невозможно эксплуатировать или придется потратиться, чтобы исправить документацию — а это долго и дорого.

Какие документы нужны для открытия гостиницы: полный перечень

Вот список основных документов, характерных для большинства объектов размещения. На них нужно обратить внимание собственнику или управляющему перед открытием отеля:

1. Документы о правах на объект недвижимости

Это правоустанавливающие документы на здание или помещения и земельные участки, которые подтверждают право собственности, владения или аренды.

Вот пример нескольких таких документов:

— решение или постановление органа местного самоуправления;
— договор купли-продажи, дарения или аренды земельного участка;
— свидетельство о праве на наследство или решение суда;
— другие документы.

Одна из частых проблем, которая встречается на практике, — это несоответствие земли или здания назначению объекта. Например, расположение гостиницы на землях ИЖС (индивидуального жилищного строительства) или землях сельскохозяйственного назначения.

Также отельерам, которые планируют работать в арендованном помещении, стоит обратить внимание на договор аренды и следующие существенные детали:

1. Назначение объекта. Обязательно должно быть указано целевое использование — гостиничная деятельность.

2. Особенности выплаты арендной платы. Например, не всегда стоимость будет фиксированной суммой, как в обычном договоре аренды, доход отеля зависит от сезонов.

Как получить документы

Документы, которые касаются права собственности, будут у собственника, например, после покупки объекта — их выдает Росреестр. Договор аренды заключается с собственником.

Три частые ошибки, которые встречаются при выборе земли под глэмпинги

2. Документы по размещению гостей и соблюдению их прав как потребителей

Эта группа документов непосредственно связана с проживанием гостей. Вот какие документы из этой группы нужны для открытия гостиницы:

— Договор оказания гостиничных услуг и/или карта регистрации гостя. Эти документы фиксируют услуги и условия проживания, которые предоставляет объект размещения.

— Правила проживания в отеле. Они работают не только для гостей, но и для отельера как исполнителя услуг. В правилах должна быть следующая информация: сведения об отеле, услуги, которые которые входят в стоимость номера или места в номере, информация о категории звездности и другие положения.

— Уголок потребителя. Чаще всего это стенд, стойка или папка с документами и информацией о продавце. Уголок потребителя должен быть доступным для гостей.

— Договоры с юридическими лицами, в том числе агентские договоры.

Как получить документы

Для этих документов нет стандартной формы. Каждый из них создается юристом отдельно с учетом специфики бизнес-процессов гостиницы и особенностей предоставляемых услуг.

3. Документы для регистрации гостей по месту пребывания

Владельцы гостиниц обязаны регистрировать всех гостей — россиян и иностранцев — и передавать их данные в МВД России. Также необходимо сообщать об их выбытии. На основании этого нужны:

— Соглашение об информационном взаимодействии между территориальными органами МВД России и отелем.
— Локальные акты, которые регулируют вопросы регистрации гостей в отеле (регламенты, приказы и т. п.). Например, стандарт или регламент по регистрации гостя в отеле.

Как получить документы

За соглашением следует обратиться в МВД. Локальные акты — разработать самостоятельно, опираясь на бизнес-процессы.

Как автоматизировать передачу данных гостей в МВД

4. Документы, связанные с персональными данными

Когда гость бронирует номер по телефону, на стойке или через сайт отеля, он оставляет свои личные данные: имя, год рождения, номер телефона и паспортные данные. По закону о защите персональных данных эта информация требует особого обращения. Отель обязан защищать эти данные, и за этим следит Роскомнадзор.

Здесь документация касается как гостей, так и сотрудников отеля:

— положение об обработке персональных данных;
— согласие на обработку персональных данных;
— иные локальные акты, которые регулируют обработку персональных данных в отеле.

Защита персональных данных в гостинице: что нужно знать отельеру

Анастасия Королева

Гостиничный юрист

В идеале эти документы должны быть готовы к моменту приема первых гостей, то есть к началу обработки персональных данных. На практике их довольно сложно разработать, пока не отлажены бизнес-процессы и персонал не набран в полном объеме.

Как получить документы

Документы надо разработать индивидуально, опираясь на бизнес-процессы и особенности оказания услуг.

5. Основные хозяйственные договоры, которые могут быть связаны с требованиями разных законодательных норм

Это договоры, связанные с приобретением оборудования и другого имущества. В эту группу, например, входят:

— договоры с ОТА;
— на приобретение ПО;
— на эквайринг;
— на покупку специального оборудования — например, для гостей с инвалидностью;
— с охранным предприятием;
— с РАО и ВОИС, если на объекте звучат музыкальные произведения;
— и другие.

Как получить документы

Большую часть договоров предоставляют поставщики — отель только согласует условия.

6. Документы, регулирующие трудовые отношения с работниками

В данный раздел входит не только заключение трудовых договоров с работниками, но и разработка целого комплекта документов, связанных с трудовой деятельностью. Эти документы регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

Примерный список такой:

— трудовые договоры;
— личные дела сотрудников;
— локальные нормативные акты;
— комплект документов и мероприятий по охране труда и технике безопасности;
— документы, связанные с воинским учетом;
— документы, связанные с прохождением специальной оценки труда.

Как получить документы

Документы составляются по закону с учетом бизнес-процессов. Они хранятся по особым правилам, утвержденным Росархивом.

Как хранить кадровые документы

7. Документы по противопожарной безопасности на объекте

Эти документы регулируются Постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 N 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации».

К ним относятся локальные акты, регулирующие противопожарную безопасность на объекте:

— правила пожарной безопасности,
— инструкции по пожарной безопасности,
— регламенты и другие документы.

Как получить документы

Документы разрабатываются отдельно для каждого объекта, лучше привлечь специалистов по пожарной безопасности.

8. Документы по антитеррористической защите объекта

Для каждой гостиницы составляется документ на основе акта ее проверки и оценки. Ответственное лицо решает, какие меры безопасности нужно принять, учитывая уровень потенциальной опасности и угрозу.

— Паспорт безопасности объекта.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 14.04.2017 N 447 в ред. от 05.03.2022 паспорт безопасности включает общую информацию о том, как защищена гостиница от террористических угроз, а также служебные данные.

Срок действия документа — пять лет. В 2024 году законодательство в этой сфере ужесточилось, и в ряде случаев была введена уголовная ответственность за нарушения.

Как получить документы

Документы разрабатываются отдельно для каждого объекта, лучше привлечь специалистов в области безопасности.

Паспорт безопасности гостиниц или иных средств размещения

9. Документы, связанные с соблюдением норм экологического законодательства

Это экологические документы, которые должны отражать всю деятельность гостиницы по сохранению экологической безопасности и охране окружающей среды.

Гостиницы часто строят в красивых природных местах, чтобы привлекать туристов. Но это может вредить природе, и об этом часто забывают. Поэтому документы, связанные с соблюдением норм экологического законодательства зависят от параметров и расположения объекта и других факторов.

Вот какие экологические документы нужны для открытия гостиницы:

— внутренние документы предприятия;
— планы и программы по охране окружающей среды;
— паспорта отходов и газоочистных установок (ГОУ);
— и другие.

Как получить документы

Документы разрабатываются отдельно для каждого объекта, лучше привлечь специалистов по разработке этих документов.

10. Документы, подтверждающие прохождение классификации

Классификация гостиниц регулируется одним основным документом — Положением о классификации, утвержденным Постановлением Правительства от 27.12.2024 № 1951.

— Уникальный номер реестровой записи о средстве размещения.
— Сведения о присвоенной гостинице категории (при наличии).

Классификация гостиниц: положение и изменения с 1 января 2025 года

Как получить документы

Чтобы получить категорию, отель должен сначала провести самооценку, чтобы убедиться, что он соответствует требованиям к типу размещения. Если объект размещения хочет получить звезды, то ему нужно обратиться в аккредитованную организацию для присвоения категории.

Список таких организаций можно найти на сайте Росаккредитации. Эксперты оценивают ее по разным параметрам и переводят оценку в баллы. Аккредитованная организация после проверки соответствия отеля его категории вносит данные об этом в реестр классифицированных средств размещения.

11. Документы, связанные с соблюдением санитарных норм на объекте

Соблюдение и наличие этих документов контролирует Роспотребнадзор. Примеры документов этой группы:

— договоры на вывоз мусора;
— договор на дезинфекцию и дезинсекцию;
— договор с прачечной (если нет своей);
— программа производственного контроля (при наличии общепита);
— стандарты уборки номеров, журналы уборки;
— приказ о вакцинации персонала, журналы вакцинации персонала и учета санитарных книжек;
— и другие документы.

Как получить эти документы

Инициировать получение документов через запрос в органы контроля, лучше привлечь специалистов в данных областях.

12. Уведомление о начале осуществления гостиничной деятельности

По закону нужно уведомить местные органы Роспотребнадзора о начале работы гостиницы до ее открытия. Так вы сообщаете государству, что ваши гостиница и сотрудники, помещение и оборудование соответствуют обязательным требованиям.

— Уведомление о начале осуществления гостиничной деятельности.

Помимо оформления документов, важно реально выполнять требования закона, например, закупать оборудование, обучать персонал и проводить инструктаж. Отсутствие необходимых документов и действий может привести к серьезным штрафам и даже к остановке работы гостиницы.

Примеры ошибок в подготовке и оформлении документов для открытия

Подготовка документов к открытию отеля — важный шаг. Вот несколько примеров ошибок, которые помогут вам избежать проблем в будущем. Учтите особенности участка, правильно формулируйте договоры и учитывайте местоположение отеля.

Некорректная формулировка договора, в котором не учтены все нюансы

Кейс: собственник апарт-отеля распродал объект, но не обговорил заранее, какая меблировка должна быть в апартах. Новые собственники не планировали управлять объектом самостоятельно и, не посоветовавшись с УК, обставили апартаменты каждый на свой вкус. Получилось непрофессионально, и работать с таким объектом УК будет непросто.

Документация без учета природных особенностей земельного участка

Одни из самых непростых объектов с точки зрения открытия — это загородные отели или базы отдыха. Поскольку помимо большого перечня услуг, которые необходимо юридически правильно оформить, на территории может быть, например, водоохранная зона.

На такой территории устанавливаются строгие правила для ведения бизнеса, чтобы избежать загрязнения. Нужно соблюдать много запретов и требований, даже когда только планируешь строительство. Помимо правил, установленных Водным кодексом РФ, здесь также нужно соблюдать законы, касающиеся защитных лесов и особо охраняемых участков.

Анастасия Королева

Гостиничный юрист

Сегодня в России строится много отелей. Это связано не только с ростом внутреннего туризма, но и с ограничениями в связи с отсутствием в некоторых крупных городах земельных участков под строительство жилых объектов.

Из своего опыта работы с бизнесом вижу, что гостиничный бизнес — один из самых зарегулированных в России, и на это есть все основания. Большинство законодательных требований связано с безопасностью гостей, и за 13 лет работы с этим бизнесом наблюдаю, что требований становится больше и ответственность повышается.

Ошибки из-за местонахождения отеля

Например, отель не сможет получить лицензию на продажу алкоголя, если он находится рядом с детским садом, школой, больницей, спортивным объектом или на прилегающей к ним территории.

Минимальное расстояние от организаций до границ прилегающих территорий таких объектов устанавливают региональные власти. При нарушении границ в предоставлении лицензии откажут.

Работайте с нами

Занимайтесь стратегическими задачами отеля, а все рутинные процессы автоматизируйте с TravelLine.

Оставить заявку

Редактор: Алла Щеглова.

Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.