-
12 февраля 2025Организация обслуживания в номерах с шахматкой TL: WebPMS
За каждым готовым к заезду номером стоит слаженная работа службы хаускипинга. Это не просто уборка, а четкое распределение задач, где каждый знает свою роль. Поэтому главная цель бизнес-процесса обслуживания номеров — это эффективная и слаженная работа команды.
В статье разберем процесс организации обслуживания в номерах на этапы и расскажем, как выстроить работу хозяйственной службы с помощью модуля «Обслуживание номеров» в TL: WebPMS.
Светлана ЧерноваДиректор по работе с загородными объектамиОрганизация процесса уборки в отелеЗадачи по уборке в отеле распределяются между различными уровнями персонала хозяйственной службы, каждый из которых выполняет свои функции. Это может выглядеть так:Управляющий- — разрабатывает общую стратегию и стандарты уборки,
- — устанавливает критерии оценки качества уборки,
- — анализирует данные об эффективности работы,
- — составляет отчеты для руководства.
Супервайзер- — отвечает за координацию работы в команде,
- — составляет план работ на день,
- — распределяет задачи на горничных,
- — контролирует качество выполнения уборки,
- — обновляет статусы уборки номеров,
- — взаимодействует с администраторами и управляющим для решения текущих вопросов.
Старшая горничнаяВ некоторых отелях структура распределения обязанностей может различаться. Не везде предусмотрена должность супервайзера, и его функции выполняет старшая горничная.- — помогает новым горничным освоиться,
- — обучает их стандартам и процедурам,
- — следит за выполнением задач в своей смене,
- — помогает координировать работу,
- — отвечает за наличие необходимых средств и оборудования для уборки.
Горничные- — выполняют ежедневную и генеральную уборку номеров согласно установленным стандартам;
- — предупреждают, если гости отказались от уборки;
- — занимаются регулярной сменой постельного белья и полотенец;
- — сообщают о завершении работы и любых пожеланиях гостя, забытых вещах или состоянии номера.
Чтобы упростить организацию работы отели используют модуль «Обслуживание номеров» в шахматке TL: WebPMS. В тарифах Lite и Standart доступен базовый модуль с основным функционалом, а в тарифе Premium — расширенный модуль обслуживания номеров.
Если у вас базовый модуль, вы можете просматривать текущие статусы:
— занятость номеров: «свободен», «занят»;
— статус обслуживания: «ремонт», «грязно», «убрано» и «проверено».
При выселении гостя номер автоматически становится грязным, в остальных случаях статусы уборки необходимо проставлять вручную.
Список номеров со статусами можно выгрузить в Excel. Выгруженный список помогает супервайзеру распределять задачи среди горничных и контролировать их выполнение, а администраторам — управлять запросами на раннее заселение или поздний выезд.
В базовом модуле обслуживания номеров видно количество номеров по статусам занятости и уборки
В расширенном модуле вы можете настроить организацию обслуживанию номеров под себя: назначить уборки на несколько номеров, назначить задачи горничной, указать периодичность смены белья и создавать свои виды уборок.
В расширенном модуле по умолчанию настроено три вида обслуживания: выездная, текущая и внеплановая уборки. А еще вы можете создать свой вид обслуживания, например, «генеральная уборка»
Модуль доступен в мобильном приложении TL Extranet, что упрощает координацию работы. Например, если гость неожиданно выезжает раньше, супервайзер может просмотреть статус номера и поставить его на уборку конкретной горничной в приложении.Как отелю выстроить процесс работы с АХО с помощью расширенного модуля обслуживания номеров в TL: WebPMSНаладить работу хозяйственного отдела можно в четыре этапа. Каждый этап помогает улучшить обслуживание, организовать четкую работу команды и постоянно совершенствовать процессы. Это позволяет отелю быстрее и качественнее обслуживать гостей, убирать номера и работать более эффективно.1. Настройка бизнес-процессовЭто основной этап в организации работы службы хаускипинга. Он зависит от управляющего. Он определяет структуру работы, распределяет обязанности и следит за тем, чтобы все сотрудники могли эффективно общаться друг с другом. Так создается единая система, в которой горничная быстро узнает, какие номера нужно убрать, а супервайзер может убедиться, что все сделано правильно. 🙂
Вот как управляющий может организовать работу хозяйственной службы с помощью TL: WebPMS:Задачи управляющего на этапе настройки бизнес-процессов
Так отображается смена белья в шахматке TL: WebPMS. Супервайзер увидит, что нужна смена белья в номере и назначит горничную
От чистоты и порядка в номерах зависит общее впечатление гостей от пребывания в отеле. Поэтому контроль за уборкой — это один основных моментов в работе управляющего. Чтобы все работало как надо, нужно правильно настроить процессы с самого начала. Это поможет сотрудникам лучше понимать свою работу и делать ее хорошо.“Обновленный модуль значительно упростил работу.
Мы недавно начали использовать обновленный модуль хаускипинга в шахматке, и впечатления от работы с ним положительные. Раньше мы практически не использовали старую версию из-за функционала и применяли его для постановки номеров на ремонт. Сейчас обновленный модуль значительно упростил работу.
Руководитель службы хаускипинга может задавать темпы уборок и добавлять исполнителей, и в целом она довольна изменениями. Мы стали активно использовать заметки для хаускипинга в карте бронирования и иконки подготовки к заезду. Заметки сразу видны в отчетах, и не нужно проверять каждую запись. Это заметно ускоряет и упрощает работу.2. Подготовка к заездам и выездам гостейНа этом этапе супервайзер или старшая горничная планируют организацию обслуживания в номерах: анализируют загрузку отеля, планируют работу горничных и обеспечивают готовность номеров к заезду гостей.
Вот какие задачи сможет решить супервайзер:Задачи супервайзера на этапе подготовки к заездам гостей
Дополнительно на этапе подготовки им помогает администратор. Он добавляет заметки к бронированию, чтобы учесть все пожелания гостей. Так, в TL: WebPMS сотрудники СПиР смогут создавать заметки для службы хаускипинга прямо в карте брони. Они отобразятся в печатном плане обслуживания и мобильном приложении для горничных.
Вот какие задачи сможет решить администратор:Задачи администратора на этапе подготовки к заездам гостей
Заметки видят супервайзер и горничные. Они помогают заранее подготовить номер: поставить детскую кроватку, миски для животных, или изменить конфигурацию кроватей. Это повышает комфорт гостей и улучшает обслуживание.“С новым модулем хаускипинга работа с уборками сократилась в 8 раз!
Мы начали использовать обновленный модуль хаускипинга и сразу заметили значительные улучшения в нашей работе! Раньше, чтобы назначить уборки на 1 горничную, уходило около 40 минут. И это при том что у нас 87 номеров и всего две горничные.
Теперь с новым модулем благодаря функции групповых операций назначение уборок занимает всего около 5 минут на одну горничную. Это колоссальная разница, мы очень довольны!
Новая функция автоматической смены белья, которая у нас происходит каждые три дня, значительно упростила процесс. Мы видим, какие номера требуют смены белья, и можем легко назначить соответствующую уборку, избегая лишних шагов и отмены предыдущих задач, как это было раньше.
Переход на новый модуль прошел без проблем. Я оцениваю его функциональность на 10 из 10! Он значительно ускорил и упростил нашу работу. Команда TravelLine — молодцы, учли все наши пожелания, работать в модуле стало превосходно.Подготовка к заезду гостей важна при организации обслуживания в номерах. Она помогает вовремя и качественно убирать номера. Гости быстро получают чистые комнаты, а сотрудники могут лучше планировать свою работу.3. Уборка номеровНа этом этапе важна четкая организация работы, где горничные непосредственно занимаются уборкой, а супервайзер и администратор следят за процессом и обмениваются информацией. Это позволяет быстро реагировать на изменения, например, если требуется срочная уборка, супервайзер может оперативно перенаправить горничных и уведомить администратора о готовности номера.
Вот какие задачи сможет решить горничная:Задачи горничной на этапе уборки номеров
Горничная может видеть свои задачи в мобильном приложении или в распечатанном плане. Так процесс уборки становится более эффективным и прозрачным.Вот какие задачи сможет решить супервайзер:Задачи супервайзера на этапе уборки номеров
На этом этапе происходит активное взаимодействие персонала. Когда горничная завершает уборку, сообщает супервайзеру и администратору, что номер готов, — значит, можно заселять гостей. 🙂Вот какие задачи сможет решить администратор:Задачи администратора на этапе уборки номеров
“Мы очень довольны обновленным модулем «Обслуживание номеров» в TL: WebPMS.
Оцениваю новый функционал на 10 из 10 баллов! Прошлый модуль я оценил бы на 5, так как основной функционал в нем был, но не подходил под нашу специфику загородного объекта.
Раньше у нас были чаты в мессенджерах и рации для того, чтобы администраторы на стойке могли точно знать, убран ли номер. Но теперь эта коммуникация не нужна — все службы работают по выстроенному процессу в своей IT-среде и видят результаты работы друг друга.
Теперь в новом модуле супервайзеры могут самостоятельно управлять задачами горничных. А администраторы мгновенно получают информацию о готовности номеров к заселению, что повышает оперативность и качество обслуживания гостей.
Мы очень ждали это обновление! Оно помогло оптимизировать внутренние процессы и сократить время на координацию действий между сотрудниками.
Мы планируем подключить всех супервайзеров и горничных к мобильному приложению, чтобы они могли использовать его для выполнения своих задач, что сделает их работу еще прозрачнее.4. Завершение сменыЭто этап подведения итогов, когда анализируется, как прошла работа службы хаускипинга за день. Например, в конце рабочего дня супервайзер использует TL: WebPMS, чтобы собрать данные о том, сколько номеров было убрано, сколько времени заняла каждая уборка и какие проблемы возникли в процессе.
Информация о времени и проблемах помогает лучше планировать ресурсы и распределять задачи, что особенно важно в периоды высокой загрузки.Вот какие задачи сможет решить управляющий:Задачи управляющего на этапе завершения смены
TL: WebPMS — инструмент для сбора броней, контроля овербукинга и анализа ситуации на объекте. АСУ позволяет настроить нужные интеграции и работать в одном личном кабинете.
Узнать больше →Вот какие задачи сможет решить супервайзер:Задачи супервайзера на этапе завершения смены
Этап завершения смены позволяет поддерживать высокий уровень сервиса и постоянно совершенствовать работу службы хаускипинга.“Новый модуль обслуживания номеров в TL: WebPMS значительно сократил время на формирование списка плана обслуживания.
Теперь все данные автоматически выводятся в готовом виде, что экономит время и позволяет быстро передавать информацию горничным. Раньше мы тратили много времени на ручное формирование этих списков.
Еще мы оценили настройку автоматической смены белья и возможность отмечать отказы гостей от уборки. Это помогает нам более точно планировать ресурсы. Добавление роли супервайзера оказалось очень удобным!
Теперь я могу с телефона просматривать и корректировать информацию, отмечать проверенные и убранные номера, что упрощает координацию с администраторами.
Новый модуль обслуживания номеров значительно упростил нашу работу, сократил время на выполнение рутинных задач и повысил общую эффективность.Благодаря автоматизации и возможностям расширенного модуля уборки сотрудники могут быстрее и точнее выполнять свои задачи, что облегчает подведение итогов и планирование дальнейшей работы.Что делает работу хаускипинга еще удобнееВ 2025 году мы обновили расширенный модуль обслуживания номеров, и добавили новые функции. Все эти возможности доступны в тарифе Premium. Расскажем про три основных.Роль супервайзераОтелям важно, чтобы супервайзер мог быстро передавать информацию о готовых номерах администраторам, но при этом не имел доступа к финансовым данным и личной информации гостей. Поэтому в TL: WebPMS появилась отдельная роль для супервайзера. Супервайзер видит шахматку и карту бронирования, но не может редактировать финансовые данные и личную информацию.
В своем личном кабинете супервайзер может быстро отмечать номера, готовые к заселению
Фильтрация уборок по статусу «Заезд/Выезд»Выезды и заезды в отеле часто происходят почти одновременно, особенно в высокий сезон. Это значит, что у команды хаускипинга может быть всего несколько часов на уборку и проверку номеров. Информация о готовности номеров должна быстро поступать на стойку регистрации, чтобы администраторы могли сразу заселять новых гостей.
Новые статусы «Заезд», «Выезд» и «Выезд и заезд» помогают правильно расставить приоритеты, подготовить номер и заселить гостей.Гибкий план обслуживанияПлан обслуживания предназначен для двух ролей:
Для горничных — это их список задач на день, который помогает организовать работу. План может включать комментарии и информацию о количестве заезжающих гостей.
Для супервайзеров — это более детализированный список всех задач по всем исполнителям. План используется для планирования, организации и контроля работы команды. Супервайзеру может потребоваться более полная информация, чем линейным сотрудникам.
Он может:
1. скрыть или добавить данные: суммарное количество гостей, корпус, этаж, вид обслуживания, комментарий, исполнитель;
2. самостоятельно сформировать план обслуживания на основе отчетов «Заезды», «Выезды», «Занятые номера» и «Обслуживание номеров».
Детальный план обслуживания супервайзера
Эффективная организация работы службы хаускипинга — это результат слаженной работы на каждом этапе. Управляющий задает структуру и распределяет обязанности. Супервайзеры и старшие горничные планируют уборки, анализируют загрузку отеля и готовность номеров, а администраторы добавляют заметки, чтобы учесть пожелания гостей.
Редактор: Алла Щеглова.Новый расширенный модуль обслуживания номеров доступен всем текущим пользователям TL: WebPMS на тарифе Premium. Начните работу с шахматкой TravelLine уже сейчас.Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.Похожие статьи
Подпишитесь на блог TravelLine
Первым читайте статьи об онлайн-продажах, рабочих инструментах отельера и работе с инструментами TravelLine. Будем отправлять свежие статьи от экспертов прямо в день выхода, а вы легко их прочтете на любом устройстве.
Подпишитесь на рассылку сейчас и получите подборку статей по работе с соцсетями.
Подпишитесь на блог и получите подборку статей по работе с соцсетями.
