Заселение в отель: как TL упрощает и автоматизирует процесс от бронирования до входа в номер

Современные гости ценят свое время и комфорт. Долгое ожидание у стойки регистрации расстраивает, особенно после долгого перелета или поездки. Поэтому заселение в отель — важный этап, который влияет на первое впечатление гостя и эффективность работы гостиницы.

В статье расскажем, как автоматизировать заселение гостя в отель от момента подтверждения брони до его входа в номер. Вот что можно оптимизировать в процессе заселения:

1. Регистрация гостей.
2. Внесение паспортных данных.
3. Передача данных гостей в МВД.
4. Получение ключей от номера.

Представьте, что вы гость, который после долгой дороги мечтает быстро заселиться в номер, принять душ и отдохнуть. Вместо этого вы сталкиваетесь с очередью на ресепшене. Именно так произошло с авторами отзывов, которые провели много времени у стойки регистрации.

Оба отзыва показывают, что ручное управление заселением портит первое впечатление гостей. В первом случае — 40-минутное получение ключей, а во втором — 4-часовое ожидание из-за групповой брони. Традиционные методы работы не справляются с нагрузкой, а автоматизация решила бы эти задачи.

Вы экономите время сотрудников, сохраняете репутацию отеля и лояльных гостей. Автоматизация — это когда технологии работают на комфорт и гостя и отеля:
— ускоряется работа персонала,
— улучшается сервис для гостей,
— упрощается рутина.

Это обязательный процесс для всех средств размещения по закону. На этом этапе вам нужно проверить документы, найти бронь и заполнить данные паспорта. В среднем на стандартную регистрацию уходит от 5 до 10 минут, а в пиковые часы заселения в отель — еще больше. Это время можно сократить в разы, запустив онлайн-регистрацию гостей.

С онлайн-регистрацией данные гостей можно получить удаленно до заезда через ссылку в welcome-письме, на сайте после бронирования (за три дня до заезда) или в личном кабинете гостя. Так гость может заполнить свои данные заранее, как это делается в аэропорту.

При онлайн-регистрации гость может заполнить свои данные через Alfa ID и Сбер ID. Такое автозаполнение данных экономит время и снижает вероятность ошибок.

По данным отеля Solo, онлайн-регистрация сократила процесс заселения одного гостя в 7 раз: с 7 минут до 1 минуты.

Также вы можете добавить ссылку на онлайн-регистрацию в чат-бот, как это сделал глэмпинг-парк «У Острога» — @Yostroga_Bot.

Чат-бот упрощает регистрацию гостей, что особенно важно с бесконтактным заселением в отель.

Онлайн-регистрация — это универсальное решение для любого средства размещения: городских отелей, загородных объектов, глэмпингов, хостелов и не только. Гости самостоятельно заполняют данные, а вам остается их проверить.

Это стандартная процедура — при заселении в отель гость должен предоставить паспорт. Обычно сотрудники отеля копируют документ, а позже вручную переносят данные в АСУ. Опечатки, потерянные копии, работа после смены — это частые сценарии. А иногда и гость может переживать за сохранность своих персональных данных.

Для автоматизации этого процесса в TL: WebPMS есть интеграция со сканером паспортов, что значительно ускоряет работу ресепшена. Нет бумажной волокиты, и намного меньше ошибок. Если гость уже прошел онлайн-регистрацию, то скан паспорта не нужен.

Как работает внесение данных через сканер документов:
1. Гость подходит на ресепшен для сверки данных по брони и отдает свой паспорт администратору.
2. Администратор сканирует первую страницу паспорта и адрес регистрации, и устройство их распознает.
3. Данные автоматически встают в нужные поля карты гостя TL: WebPMS.

Такая интеграция экономит время администраторов. Так, комплекс отдыха «Семь Озер» сократил время заселения гостя до 3−4 минут — раньше этот процесс занимал 10−15 минут.

Давайте рассчитаем, сколько часов в месяц можно сэкономить с автоматизацией при заселении в отель. За основу возьмем данные из отзыва. И предположим, что в день заселяется 40 гостей.

Дано:
Раньше тратилось на заселение: 10 минут.
Сейчас тратится на заселение: 3 минуты.
Количество гостей: 40 гостей.
Количество менеджеров: 1 человек.
Количество дней за месяц: 30 дней.
График работы: 8 часов в день.

Было:
Количество часов в день на заселение: 40 гостей x 10 мин. = 400 мин. = 6,66 ч.
Количество часов в месяц: 6,66 ч. x 30 дн. = 200 ч.
В рабочих днях: 200 ч. ÷ 8 ч. = 25 дн.

Стало:
Количество часов в день на заселение: 40 гостей x 3 мин. = 120 мин. = 2 ч.
Количество часов в месяц: 2 ч. x 30 дн. = 60 ч.
В рабочих днях: 60 ч. ÷ 8 ч. = 7,5 дн.

Разница: 25 дн. − 7,5 дн. = 17,5 дн.
Если перевести в рабочие часы, то: 17,5 дн. x 8 ч. = 140 ч.

Что это значит в реальной жизни
Конечно, расчеты приблизительные, но даже они показывают, что отель может экономить часы и дни с автоматизацией. В нашем примере это — 140 часов в месяц, или 17,5 дней на одного сотрудника.

Согласно Федеральному закону от 22 июня 2024 г. № 158-ФЗ, при заселении гостей отель должен передавать в МВД данные о российских и иностранных гражданах, проживающих в гостинице. Для этого в шахматке TL: WebPMS автоматически формируется анкета по форме № 10 из данных карты гостя. В ней указываются Ф.И.О., номер комнаты, гражданство, документ, сроки проживания постояльца.

Чтобы передавать миграционные данные, вам надо заключить соглашение с МВД и завести на Госуслугах личный кабинет юридического лица. Комплект документов для заключения зависит от региона. Контакты региональных отделений есть на сайте МВД в разделе «Подразделения в регионах».

Если вы передаете данные гостей в электронном виде, то это можно сделать только через ЕПГУ — единый портал государственных услуг. Раньше каждый поставщик ПО для отелей использовал собственный канал передачи данных. Теперь все поставщики передают данные через API Госуслуг.

1. На бумажном носителе. Вы сами относите анкеты в территориальное подразделение МВД, что требует дополнительного времени и усилий.

2. В электронном формате:
— напрямую через портал Госуслуг;
— через TL: WebPMS, которая работает на API ЕПГУ;
— через посредников, которые работают на API ЕПГУ.

Важно: Чтобы передавать данные гостей в МВД напрямую через Госуслуги, необходимо: выгрузить данные из АСУ отеля, зайти на портал, вручную создать анкету для каждого гостя, а затем отправить документы в ведомство. Ответы от МВД о статусе или об ошибке постановки гостей на учет следует проверять регулярно — это тоже усложняет процесс работы с документами.

Далее рассмотрим передачу данных через TL: WebPMS и посредников.

Классно, когда отправка анкет выглядит так:

«Миграционный учет» включает два варианта передачи данных:

1. Прямая интеграция с ЕПГУ. Она уже включена в тарифы Standart и Premium и не требует дополнительной оплаты со стороны отеля. Вам останется только ее настроить.

Интеграция работает так: вы заполняете данные гостей в личном кабинете TravelLine и нажимаете кнопку «Отправить» во вкладке «Миграционный учет».

2. Интеграция с посредниками, когда отель покупает право использовать ПО у посредника и передает данные через них. Это могут быть: «СКАЛА», ЕСРГ (ООО "Технологии"), ПК «Вега», «Контур.ФМС», СБИС и другие. Список доступных каналов зависит от региона.

Интеграция работает так: модуль миграционного учета собирает и группирует данные для заполнения уведомлений из шахматки. Далее вы формируете файл с уведомлениями, скачиваете его и загружаете вручную в программу для передачи данных.

Таким образом, с TL: WebPMS минимумом ручных операций, чем при работе с посредниками: документы передаются напрямую в МВД, а статусы анкет видны в личном кабинете. Заполнил данные → нажал «Отправить» → получил подтверждение. 🙂

После регистрации гостя в АСУ наступает ключевой момент — получение ключей от номера. На этом этапе и гость, и ресепшионист хотят, чтобы гость как можно скорее оказался в номере. :)

Для этого можно использовать электронные ключи: карты, QR-коды или смартфоны. Это удобно — не надо выдавать гостю традиционный ключ. А если пластик потеряется, то вы его быстро заблокируете и выдадите новый.

С TravelLine работают: RentySoft, VingCard, TTLOCK, SMARTQ, Roomsharing Norke, OzLocks, Orbita, Bonwin и другие.

Если ваша замковая система пока не подключена к TL: WebPMS, попросите производителя с нами связаться. Мы поможем настроить интеграцию по универсальному API для электронных замков. Партнеры, которые уже подключились: HSU, Norweq, Qmodule и Ilocks Online.

Электронные ключи фиксируют все входы и выходы, и если что-то пойдет не так, вы быстро узнаете и решите проблему.

***

Автоматизация в отельном бизнесе — это не просто тренд, а необходимость. Ручной труд постепенно уходит в прошлое: он замедляет процессы и увеличивает риски ошибок. Оптимизируйте как можно больше процессов и начните, например, с заселения, чтобы сразу впечатлить гостей удобством и отличным сервисом. :)