Разделы и статьи

Как работает онлайн-регистрация (или онлайн-чекин)


Что такое «Онлайн-регистрация» («Онлайн-чекин»)

Онлайн-регистрация или Онлайн-чекин (online check-in) — это специальный компонент, который позволяет удаленно получить данные гостей, необходимые для регистрации при заезде.

Гость может пройти онлайн-регистрацию:


Как гость проходит онлайн-регистрацию

1. За несколько дней до заезда гости получают welcome-письмо со ссылкой на онлайн-регистрацию: 


Обратите внимание: чтобы гость мог пройди онлайн-регистрацию через ссылку в welcome-письме, убедитесь, что этот функционал включен в письмо. Для этого перейдите в раздел «Маркетинг» → «Email-рассылка»  «Welcome-письмо»  блок «Онлайн-регистрация»:


Если бронь сделана с заездом в ближайшие три дня, модуль бронирования предлагает гостю пройти онлайн-регистрацию после завершения бронирования:


2. Перейдя по ссылке, гости заполняют персональные данные и информацию о документах, подтверждающих личность, загружают сканы/фото паспорта или свидетельства о рождении:

 

Если гость не заполнил нужные пункты, то при нажатии на кнопку «Отправить», около этих пунктов появится подсказка:


Примечание: для того, чтобы загрузка сканов документов была обязательной, отметьте пункт «Загрузка сканов документов обязательная» в разделе «Онлайн-регистрация»  «Настройки». 


3. После заполнения всех необходимых пунктов гость может завершить регистрацию, нажав на кнопку «Отправить»:


Гостю придет письмо с подтверждением прохождения онлайн-регистрации:


Обратите внимание: если бронь групповая, гостям необходимо за один раз пройти всю регистрацию и указать данные всех гостей. Если онлайн-регистрацию будет проходить каждый член группы по-отдельности, то сохранится последняя модификация — то есть, данные гостя, последнего перешедшего по ссылке и заполнившего информацию.


Как отель работает с онлайн-регистрацией

1. Отель видит данные гостей в личном кабинете TravelLine в разделе «Онлайн-регистрация»  «Заявки на регистрацию»:


 

 2. На почту отеля приходит уведомление о новой регистрации: 

 

Добавить несколько адресов для уведомлений можно в разделе «Онлайн-регистрация»  «Настройки» в блоке «Уведомления»:

 

3. Получив данные для регистрации, сотрудники отеля заносят их в рабочие программы, чтобы подготовиться заранее к заезду гостя, сформировать нужные документы и сэкономить время регистрации при заезде гостя. Обратите внимание: срок хранения персональных данных гостей зависит от срока, который вы установили в разделе «Настройки гостиницы» → «Общие настройки» → блок «Политика хранения персональных данных».


Как повторно отправить гостю ссылку на регистрацию

Если гости не прошли онлайн-регистрацию сразу после бронирования или по welcome-письму, однако хотят пройти ее сейчас, вы можете отправить им ссылку любым удобным способом: по электронной почте или через мессенджер.

Для этого перейдите в раздел «Онлайн-регистрация»  «Настройки»  блок «Ссылка на форму регистрации».


Скопируйте ссылку и отправьте ее гостю на электронную почту или мессенджер.


Онлайн-регистрация и АСУ

Данные из раздела «Онлайн-регистрация» передаются в следующие АСУ:

  • TL: WebPMS

  • Opera*

  • Edelweiss*

*TravelLine отправляет информацию в АСУ, однако адаптация данных данные отражаются в брони или отдельном разделе, и т.д. зависит от АСУ.


Онлайн-регистрация и шахматка TL: WebPMS

Если вы работаете с шахматкой TL: WebPMS, то данные о госте выгрузятся в карту брони автоматически:


Статусы заявки

Заявки на онлайн-регистрацию могут иметь несколько статусов: 

  • «Не обработано» — новая заявка; 

  • «В обработке» — отель работает с карточкой заявки; 

  • «Обработано» — работа с карточкой завершена; 

  • «Завершено» — дата заезда прошла.


Чтобы изменить статус на «Обработано», откройте заявку и нажмите на переключатель:


Как подключить онлайн-регистрацию

Чтобы подключить онлайн-регистрацию, направьте запрос в техподдержку TravelLine на support@travelline.ru.

Система управления для отелей и хостелов

Управляйте отелем в АСУ — следите за бронями, номерами и доходом, просматривайте удобные отчеты и работайте с шахматкой везде, где есть интернет.
Узнать больше
Система управления для отелей и хостелов