Как работать с сервисом Hotbot.ai в TL: WebPMS

Hotbot.ai — это сервис по онлайн управлению продажами услуг отеля.

Для начала работы надо: 

• заключить договор с Hotbot.ai: обратиться в Hotbot.ai для заключения договора, либо отправить заявку на подключение через личный кабинет TravelLine из раздела «Управление услугами». 

Интеграция доступна всем средствам размещения, которые работают с TL: WebPMS.

После настройки интеграции Hotbot.ai с TL: WebPMS:

• заказы гостя, сделанные через Hotbot.ai, будут отображаться в карте бронирования

• заказы из Hotbot.ai будут отображаться в отчетах допуслуг TL: WebPMS.

• заказы, не привязанные к бронированию, отразятся в модуле «Финансовый учет».

Настройка интеграции Hotbot.ai с TL: WebPMS

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → раздел «Управление отелем» → «Настройки» → вкладка «Внешние системы услуг»:

Нажмите на «Добавить внешнюю систему».

2. В открывшемся окне заполните поля:

• Тип системы (1) — выберите «Витрины услуг».

• Система (2) — выберите «Hotbot.ai».

• Название (3) — напишите наименование витрины услуг.

С этим наименованием услуги будут сохраняться в карте бронирования и отображаться отчетах.

Нажмите кнопку «Добавить».

3. Скопируйте Ключ для интеграции (1) и Идентификатор внешней системы (2) и передайте их специалистам Hotbot.ai для настройки интеграции в их системе.

Добавление заказа

Администратор может добавить заказ:

• В личном кабинете Hotbot.ai через слоты (шахматка услуг).

• В личном кабинете Hotbot.ai через кнопку «Добавить новый заказ».

• В личном кабинете TravelLine в разделе «Управление услугами».

При оформлении заказа администратором способ оплаты может быть только оплата «Наличными».

Гость может сделать заказ на витрине услуг Hotbot.ai:

При оформлении заказа гостем могут быть выбраны несколько способов оплаты:

Важно: чтобы заказ отображался в карте бронирования, при его добавлении нужно указать ФИО и номер комнаты проживания гостя.

Как найти заказ в TL: WebPMS

Заказ передается в TL: WebPMS после того, как администратор поменяет его статус на «В работе» в личном кабинете Hotbot.a.

Заказ автоматически появится в карте брони в TL: WebPMS → блок «Детализация услуг» → вкладка «Проживание и услуги».

Каждый заказ отображается в списке услуг отдельной строкой. Чтобы посмотреть информацию о заказе, нажмите на кнопку «Детали услуги» справа.

В открывшемся окне можно увидеть дату и время оформления заказа, его состав:

Оплата заказа в «Счет комнаты»

Если гость выбрал способ оплаты «Счет комнаты», то он может оплатить заказ при выезде вместе с услугами проживания.

После того, как администратор переведет заказ в статус «В работе», на вкладке «Счета и платежи» появится строка с информацией о заказе со статусом «Не оплачен»:

Для оплаты заказа нажмите на кнопку «Действие» (1) и выберите «Оформить платеж» (2):

В открывшемся окне выберите способ оплаты, проверьте другие пункты и нажмите «Применить». Если у вас настроена интеграция TL: WebPMS с кассой, поставьте галочку «Печатать чек», чтобы напечатать чек прихода:

Если вы выбрали «Печатать чек», далее откроется окно печати чека по счету. В выпадающем списке выберите кассу и нажмите «Распечатать чек».

Оплата заказа картой или наличными

Если гость выбрал способ оплаты «Наличными», «Картой онлайн» или «Картой при получении», то, после того, как администратор переведет заказ в статус «В работе», на вкладке «Счета и платежи» появится строка с информацией о заказе со статусом «Оплачен»:

Как отменить заказ и оформить возврат

В личном кабинете Hotbot.ai можно:

• Отменить заказ.

• Произвести возврат оплаты заказа наличными или банковской картой.

В личном кабинете TL: WebPMS вы можете оформить возврат для заказа, оплаченный только в «Счет комнаты». Все остальные возвраты можно сделать только через личный кабинет HotBot.

Для оформления возврата оплаты «Счет комнаты» перейдите в карту бронирования на вкладку «Счета и платежи» → напротив нужного счета нажмите кнопку «Действие» → «Оформить возврат».

В открывшемся окне выберите «Направление возврата» и способ оплаты, проверьте настройки и нажмите «Применить». Если у вас настроена интеграция TL: WebPMS с кассой, поставьте галочку «Печатать чек», чтобы напечатать чек возврата.

Если вы выбрали «Печатать чек», далее откроется окно печати чека возврата. В выпадающем списке выберите кассу и нажмите «Распечатать чек».

Как найти заказ в модуле «Финансовый учет»

Если у вас TL: WebPMS и подключен модуль «Финансовый учет», то в разделе «Управление отелем» на странице «Финансовый учет» вы найдете оплаты и возвраты по заказам из Hotbot.ai.

Информация отображается в блоке «Операции». Статья прихода совпадает с наименованием внешней системы услуг:

Для заказов проживающих гостей в модуле «Финансовый учет» указано ФИО плательщика/получателя и номер соответствующего счета в TL: WebPMS. Нажмите кнопку «Действие» справа и выберите «Перейти к бронированию» для перехода в карту бронирования.

Заказ может быть добавлен для гостя без проживания в гостинице.

Оплата таких заказов наличными или банковской картой происходит без привязки к бронированию. Платежи и возвраты по таким заказам также отображаются в модуле «Финансовый учет». Для них не будут указаны ФИО плательщика и номер счета.

Акция от Hotbot.ai

Условия: средства размещения с модулем бронирования TravelLine могут получить шахматку для управления услугами СПА и проката от Hotbot.ai на 6 месяцев без абонентской платы.

Ссылка на заявку: hotbot.ai/roomrackpromo