Как создать рассылку «Feedback-письмо»

Рассылка содержит форму обратной связи, которая увеличивает количество отзывов гостей о проживании. Положительные отзывы можно публиковать на сайте средства размещения и в каналах продаж.

Как настроить рассылку «Feedback-письмо»

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки». Нажмите кнопку «Создать рассылку».

2. Выберите «Feedback-письмо» в блоке «Шаблон рассылки».

Вкладка «Условия рассылки»

Перейдите на вкладку «Условия рассылки» и укажите:

1. Название рассылки для сотрудников

Его видят только сотрудники средства размещения в личном кабинете. По названию и типу рассылки в статистике будет отображаться информация.

Обратите внимание. «Тип рассылки» добавляется автоматически, его нельзя отредактировать.

2. Время отправки

В раскрывающемся списке выберите время, когда гость получит письмо.

3. Получатели

Выберите, каким гостям будет отправлена рассылка:

• Все гости.

Рассылку получат все гости средства размещения.

• Сегменты гостей.

Отметьте галочкой в раскрывающемся списке необходимые сегменты.

Обратите внимание. Гости могут относиться к нескольким сегментам. По одному типу рассылки гостю будет уходить только одно письмо в день.

Пример: В рассылке указано 2 сегмента, гость в них попадает. В этом случае он получит 1 письмо.

4. Дополнительные параметры

Нажмите «Дополнительные параметры», чтобы открыть дополнительный блок настроек.

1. Наличие программы лояльности у гостя.

Выберите из раскрывающегося списка условия отправки рассылки в зависимости от наличия или отсутствия программы лояльности.

Если выбрано «Есть программа лояльности», укажите:

• Уровень программы лояльности, при наличии которого гостю будет приходить рассылка.

• Учитывается ли наличие баллов у гостя для получения рассылки.

2. Наличие личного кабинета у гостя.

Выберите из раскрывающегося списка наличие личного кабинета у гостя.

Обратите внимание. Настройки «Наличие программы лояльности» и «Наличие личного кабинета» доступны средствам размещения, у которых есть активированная программа лояльности.

3. Категории номера.

Выберите категории номера, для которых будет происходить рассылка:

• Все категории.

Рассылку получат гости во всех категориях номеров средства размещения.

• Некоторые категории.

Отметьте галочкой в раскрывающемся списке необходимые категории номеров.

4. Регион получателей.

Поставьте галочку, чтобы учитывать регион получателей для рассылки.

В раскрывающемся списке отметьте галочками нужные регионы.

Обратите внимание. Данные о регионе добавляются из профилей гостей. Если данных ни по одному гостю нет, будет показано сообщение:

Вкладка «Отправитель и тема»

1. В пункте «Отправитель» укажите автора письма.

Это название средства размещения, отдела или сервиса, например «Служба приема и размещения гостей».

При заполнении полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.

2. В пункте «Тема» укажите название рассылки, которое увидит гость.

При заполнении полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.

3. Поставьте галочку в пункте «Скрытая копия», чтобы отправлять скрытую копию письма. Укажите email сотрудников, которые будут получать письма данного типа. Нажмите «Добавить email», чтобы отправлять скрытую копию на несколько адресов.

4. В пункте «Email для ответа» укажите email сотрудников, которые смогут ответить на вопрос или комментарий гостя.

Вкладка «Заголовок и комментарий»

На вкладке «Заголовок и комментарий» настройте вопросы для анкетирования гостей.

Обратите внимание. Заголовок — текст, который мотивирует гостя поставить оценку.

1. В блоке «Заголовок в теле письма» в поле «Заголовок» внесите изменения в текст при необходимости. Справа вы увидите, как выглядит этот блок в письме.

Обратите внимание. Когда гость поставит оценку, ему будет предложено оставить комментарий.

2. В блоке «Комментарий к оценке» внесите изменения в тексты при необходимости.

3. В пункте «Оценка гостя от 1 до 3 звезд» внесите изменения в тексты при необходимости. Справа вы увидите, как выглядит этот блок в письме.

Обратите внимание. Уточняющий вопрос виден гостям, которые на основной вопрос поставили оценку 1, 2 или 3.

4. В пункте «Оценка гостя от 4 до 5 звезд» выберите правила отправки отзывов:

• Отправить отзыв в средство размещения.

Отзыв будет отправлен на email, указанный на вкладке.

• Опубликовать отзыв на сайте.

Чтобы предложить гостю разместить отзыв на сайте, укажите название сайта и ссылку. Рекомендуем указывать прямую ссылку на раздел с отзывами.

Обратите внимание. Ссылки на сайты и площадки для получения отзывов гостей видны гостям, которые на основной вопрос поставили оценку 4 и 5.

Нажмите «Добавить источник», чтобы предложить гостю разместить отзыв на нескольких сайтах.

Обратите внимание. Рекомендуем указывать прямую ссылку на раздел с отзывами.

Вкладка «Вид письма»

Стили

В блоке «Стили» выберите цвет фона и шрифт, которые будут использованы в письме.

Обратите внимание. Реквизиты и логотип средства размещения не редактируются. Они передаются автоматически из раздела «Настройки гостиницы» → «Общие настройки» → «Название и логотип».

Содержание

В блоке «Содержание» отображается письмо, которое получит гость. Нажмите кнопку «Получить тестовое письмо».

1. Укажите свой email в открывшемся окне. Нажмите «Добавить email», чтобы отправить тестовое письмо на несколько адресов. Нажмите «Получить».

После этого на указанный email придет тестовое письмо.

Обратите внимание. Ссылка на анкету формируется только с существующей бронью, в тестовых письмах анкета будет неактивной.

2. Нажмите «Перейти в HTML-режим», чтобы продолжить настройку шаблона письма в HTML-режиме. 

Обратите внимание. К режиму конструктора можно вернуться только, если HTML-код не был отредактирован. Если в код были внесены изменения, возврат в блочный режим конструктора в данной рассылке станет недоступным.

Подробнее читайте в статье «Как настроить рассылку в HTML-режиме в TL: GMS».

Вкладка «Сбор оценок»

В блоке «Сбор оценок» выберите способ получения оценок гостей:

• Только в отчете с оценками.

В этом случае вы сможете увидеть результат, только если скачаете отчет с оценками в списке рассылок.

Отчет доступен по умолчанию.

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» и нажмите на кнопку меню в столбце «Действие».

2. Нажмите «Скачать отчет опроса».

После этого отчет будет сохранен в папку «Загрузки» на вашем компьютере.

• В отчете и на email.

Укажите email, на который будет отправляться отчет.

Нажмите «Добавить email», чтобы отправлять отчет на несколько адресов.

Установите время получения отчета — «Сразу после оценки гостем, в отдельном письме» или «Один раз в день, все отзывы в одном письме».

Обратите внимание. Если вы выбрали «Один раз в день, все отзывы в одном письме» — письмо будет отправлено в 00:01 на следующий день после дня формирования отчета. Если отзывов за последние сутки не было, отчет в письме придет пустым.

Сохранение изменений

Сохраните внесенные изменения любым из следующих способов:

• Нажмите кнопку «Сохранить».

• Нажмите на стрелку выхода из «Редактирование рассылки».

Затем нажмите кнопку «Сохранить и уйти».

• Измените положение переключателя, чтобы активировать рассылку.

Далее нажмите кнопку «Сохранить и активировать».

Новая рассылка отобразится на странице «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки».

Подробнее о том, как активировать и деактивировать рассылку читайте в статье.

Как настроить другие языковые версии

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» и откройте необходимый тип рассылки для редактирования.

2. Нажмите «Другие языковые версии», чтобы открыть список доступных языков.

3. Выберите нужный язык и нажмите кнопку «Перейти».

4. Внесите необходимые изменения на вкладках «Отправитель и тема» и «Вид письма». Сохраните изменения.

Обратите внимание. Перейдите в версию на основном языке средства размещения, чтобы отредактировать условия рассылки.

Подробнее о настройке языков читайте в статье «Как создать письма для иностранных гостей в TL: GMS».

Как отправляются письма

Письма в TL: Guest Management System отправляются гостю на указанный в профиле email в указанное в настройках время. Письма начинают отправляться гостям с момента активации рассылки.

Отсчет ведется от фактического времени выезда гостя, если вы работаете с TL: WebPMS. В остальных случаях используется планируемая дата выезда, которая указана в бронировании.