Как создать рассылку «Спецпредложения»

Рассылка позволяет сообщать гостям о мероприятиях или акциях, проводимых в средстве размещения.

Данный тип рассылки не привязан к бронированию. В условиях рассылки нужно выбрать дату. Письмо отправляется выбранным гостям один раз в 11:00 МСК. Читайте подробнее, как повторно активировать рассылку.

Как создать рассылку

Создать рассылку «Спецпредложения» можно только с помощью кнопки «Создать рассылку». Рассылка «Спецпредложения» не отображается в блоке «Создание рассылок по пути гостя», т. к. это дополнительная рассылка, не относящаяся к стандартным рассылкам для взаимодействия с гостем. Подробности читайте в статье «Создание рассылок по пути гостя».

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки». Нажмите кнопку «Создать рассылку».

2. В блоке «Шаблон рассылки» выберите «Спецпредложения».

После этого откроется страница настройки рассылки.

Как настроить рассылку «Спецпредложения»

Вкладка «Условия рассылки»

Перейдите на вкладку «Условия рассылки» и укажите:

1. Название рассылки для сотрудников

Его видят только пользователи личного кабинета. По названию и типу рассылки в статистике будет отображаться информация.

Тип «Спецпредложения» добавляется автоматически, его нельзя отредактировать.

2. Время отправки

• В поле «Время отправки» выберите дату.

• Установите время, когда гость получит письмо. 

3. Получатели

Выберите, каким гостям будет отправлена рассылка:

• Все гости.

Рассылку получат все гости средства размещения.

• Сегменты гостей.

Отметьте галочкой в раскрывающемся списке необходимые сегменты.

4. Исключить получателей

Вы можете исключить из рассылки гостей по разным признакам наличия бронирований:

Гости без бронирований — из рассылки будут исключены гости, у которых нет активных или завершенных бронирований. Письма получат только гости, у которых есть хотя бы одно бронирование.

Гости с бронированиями — письма получат только те гости, которые не совершили ни одного бронирования.

Гости, заезд которых запланирован на день отправки письма или позже — письма получат только те гости, у кого нет бронирований в дату отправки рассылки и позже. 

Например, если отправка письма назначена на 7 августа:

• Письмо не будет отправлено всем гостям, у которых заезд по бронированию приходится на 7 августа и позже.

• Если гости заезжают 6 августа и раньше или вообще не имеют запланированных заездов, рассылка будет отправлена.

Обратите внимание:

1. Эти настройки комбинируются с другими настройками.

Например, если исключить получателей «Гости с бронированиями» и в наличии программы лояльности у гостя выбрать «Есть программа лояльности», то письма отправятся тем, кто зарегистрировался в программе лояльности, но ещё не совершил ни одного бронирования. Эта функция полезна, если у средства размещения установлена автоматическая выдача карт лояльности.

2. Если выбрать все сегменты и указать в исключении «Гости с бронированиями» — письмо отправлено не будет. В этом случае в сегменты попадают только гости с бронированиями. Для применения настройки «Исключить получателей» → «Гости с бронированиями» выберите «Все гости». В этом случае письмо отправится всем, у кого нет ни одного бронирования.

5. Дополнительные параметры

Нажмите «Дополнительные параметры», чтобы открыть дополнительный блок настроек.

1. Наличие программы лояльности у гостя.

Выберите из раскрывающегося списка условия отправки рассылки в зависимости от наличия или отсутствия программы лояльности.

Если выбрано «Есть программа лояльности», укажите:

• Уровень программы лояльности, при наличии которого гостю будет приходить рассылка.

• Учитывается ли наличие баллов у гостя для получения рассылки.

2. «Наличие личного кабинета у гостя».

Выберите из раскрывающегося списка наличие личного кабинета у гостя.

Обратите внимание. Настройки «Наличие программы лояльности» и «Наличие личного кабинета» доступны средствам размещения, у которых активирована программа лояльности.

3. Регион получателей.

Поставьте галочку, чтобы учитывать регион получателей для рассылки.

В раскрывающемся списке отметьте галочками нужные регионы.

Обратите внимание. Информация о регионе добавляется из профилей гостей. Если данных ни по одному гостю нет, будет показано сообщение:

Вкладка «Отправитель и тема»

1. В пункте «Отправитель» укажите автора письма.

Это название средства размещения, отдела или сервиса, например «Служба приема и размещения гостей».

Для заполнения полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.

2. В пункте «Тема» укажите название рассылки, которое увидит гость.

Для заполнения полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.

3. Поставьте галочку в пункте «Скрытая копия», чтобы отправлять скрытую копию письма. Укажите email сотрудников, которые будут получать письма данного типа. Нажмите «Добавить email», чтобы отправлять скрытую копию на несколько адресов.

4. В пункте «Email для ответа» автоматически указывается контактный email, указанный в разделе «Настройка гостиницы» → «Общие настройки».

Оставьте текущий email или укажите email сотрудников, которые смогут ответить на вопрос или комментарий гостя.

Вкладка «Вид письма»

Стили

В блоке «Стили» выберите цвет фона и шрифт, которые будут использованы в письме.

Реквизиты и логотип средства размещения не редактируются. Они передаются автоматически из раздела «Настройки гостиницы» → «Общие настройки» → «Название и логотип».

Содержание

В блоке «Содержание» измените положение переключателя, чтобы скрыть или добавить необходимые блоки письма.

Вы можете настроить содержимое письма.

Для заполнения полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.

• Пункт «Заголовок» включает обращение к гостю.

• Пункт «Основной текст» содержит тело письма.

• Пункт «Промокод» позволяет прикрепить к письму уникальный для каждого гостя промокод. Подробнее читайте в статье «Как добавить промокод в рассылку».

В раскрывающемся списке выберите промокод.

Обратите внимание. У промокода в письме нет срока действия, гость может использовать его в любое время, но только для одного бронирования.

• Пункт «Изображение» позволяет вставить изображение в тело письма. Рекомендуемый размер: 2048 x 1536 и более.

• Пункт «Дополнительный текст» относится к телу письма и содержит дополнительную информацию для гостя.

• Пункт «Кнопка» позволяет создать переход из письма в модуль бронирования на сайте средства размещения.

В поле «Название кнопки» введите текст, который будет отображаться на кнопке, в поле «Ссылка» вставьте адрес, по которому ведет кнопка.

Обратите внимание. В данной рассылке для кнопки автоматически добавляется ссылка в модуль бронирования TL: Booking Engine.

Нажмите на «Стили кнопки», чтобы настроить цвет текста и фон.

• Пункт «Подпись» позволяет добавить подпись в конце письма.

Прикрепить файлы

Блок «Прикрепить файлы» позволяет дополнительно прикрепить к письму правила проживания, прайс или изображение. Максимальный размер файла — 5 МБ.

Чтобы прикрепить файл, нажмите на область «Прикрепить файлы».

В открывшемся окне выберите изображения и нажмите кнопку «Открыть».

После этого файлы появятся в блоке «Прикрепить файлы» и будут отправлены вместе с письмом.

Получить тестовое письмо

Кнопка «Получить тестовое письмо» позволяет отправить на указанный далее email сформированное письмо в том виде, каким оно придет гостю.

1. Нажмите кнопку «Получить тестовое письмо».

2. Укажите свой email в открывшемся окне. Нажмите «Добавить email», чтобы отправить тестовое письмо на несколько адресов, если это необходимо. Нажмите кнопку «Получить».

После этого на указанный email придет тестовое письмо.

Перейти в HTML-режим

Нажмите «Перейти в HTML-режим», чтобы продолжить настройку шаблона письма в HTML-режиме. Подробнее читайте в статье «Как перейти в HTML-режим».

Обратите внимание. К режиму конструктора можно вернуться, только если HTML-код не был отредактирован. Если в код были внесены изменения, возврат в блочный режим конструктора в данной рассылке станет недоступным.

Читайте подробнее, как работать с рассылками в HTML-режиме.

Сохранение изменений

Сохраните внесенные изменения любым из следующих способов:

• Нажмите кнопку «Сохранить».

• Нажмите на стрелку выхода из «Редактирование рассылки».

Затем нажмите кнопку «Сохранить и уйти».

• Измените положение переключателя, чтобы активировать рассылку.

Далее нажмите кнопку «Сохранить и активировать».

Новая рассылка отобразится на странице «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки».

Подробнее о том, как активировать и деактивировать рассылку, читайте в статье.

Как настроить другие языковые версии

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» и откройте необходимый тип рассылки для редактирования.

2. Нажмите «Другие языковые версии», чтобы открыть список доступных языков.

3. Выберите нужный язык и нажмите кнопку «Перейти».

4. Внесите необходимые изменения на вкладках «Отправитель и тема» и «Вид письма». Сохраните изменения.

Обратите внимание. Перейдите в версию на основном языке средства размещения, чтобы отредактировать условия рассылки.

Подробнее о настройке языков читайте в статье «Как создать письма для иностранных гостей в TL: GMS».

Как повторно активировать рассылку

После того, как рассылка была произведена — дата отправки и время уже наступили, рассылка автоматически деактивируется. Если требуется отправить текущую рассылку повторно, активируйте ее.

Обратите внимание. Статистика по уже отправленной рассылке и повторной объединится. Читайте подробнее в статье «Как работать со статистикой рассылок в TL: GMS».

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» и выберите нужную рассылку в блоке «Спецпредложения». Откроется окно «Редактирование рассылки».

2. В окне «Редактирование рассылки» установите нужную дату в поле «Время отправки». Выберите дату в будущем, чтобы иметь возможность активировать рассылку.

3. Измените положение переключателя, чтобы активировать рассылку.

После этого рассылка будет повторно активирована.

Обратите внимание:

• Повторная активация доступна, если в настройках задана новая дата запуска рассылки.

• Активация из списка рассылок недоступна.

Как отправляются письма

Письма в TL: Guest Management System отправляются гостю на указанный в профиле email в указанное в настройках время. Письма отправятся единоразово в указанное время по местному времени средства размещения.

Обратите внимание. Если по рассылке отправка писем уже состоялась, повторно отправить письма можно после ее активации. Читайте подробнее, как повторно активировать рассылку.