Как создать рассылку «Welcome-письмо»

Welcome-письмо — это приветственное письмо, которое направляется гостю за несколько дней до заезда. Оно служит напоминанием о бронировании, содержит детали брони, условия отмены и дополнительную информацию.

Как настроить рассылку «Welcome-письма»

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки». Нажмите кнопку «Создать рассылку».

2. В блоке «Шаблон рассылки» выберите «Welcome-письмо».

Вкладка «Условия рассылки»

Перейдите на вкладку «Условия рассылки» и заполните следующие данные:

1. Название рассылки для сотрудников

Его видят только пользователи личного кабинета. По названию и типу рассылки в статистике будет отображаться информация.

Обратите внимание. «Тип рассылки» добавляется автоматически, его нельзя отредактировать.

2. Время отправки

В раскрывающемся списке выберите срок, когда гость получит письмо.

3. Получатели

Выберите, каким гостям будет отправлена рассылка:

• Все гости.

Рассылку получат все гости средства размещения.

• Сегменты гостей.

Отметьте галочкой в раскрывающемся списке необходимые сегменты.

4. Дополнительные параметры

Нажмите «Дополнительные параметры», чтобы открыть дополнительный блок настроек.

1. Наличие программы лояльности у гостя.

Выберите из раскрывающегося списка условия отправки рассылки в зависимости от наличия или отсутствия программы лояльности.

Если выбрано «Есть программа лояльности», укажите:

• Уровень программы лояльности, при наличии которого гостю будет приходить рассылка.

• Учитывается ли наличие баллов у гостя для получения рассылки.

2. Наличие личного кабинета у гостя.

Выберите из раскрывающегося списка наличие личного кабинета у гостя.

Обратите внимание. Настройки «Наличие программы лояльности» и «Наличие личного кабинета» доступны средствам размещения, у которых есть активированная программа лояльности.

3. Категория номера.

Выберите категории номера. При их наличии в бронировании, гости будут получать рассылку.

• Все категории.

Рассылку получат гости во всех категориях номеров средства размещения.

• Некоторые категории.

Отметьте галочкой в раскрывающемся списке необходимые категории номеров.

4. Регион получателей.

Поставьте галочку, чтобы учитывать регион получателей для рассылки.

В раскрывающемся списке отметьте галочками нужные регионы.

Обратите внимание. Информация о регионе добавляется из профилей гостей. Если данных ни по одному гостю нет, будет показано сообщение:

Вкладка «Отправитель и тема»

1. В пункте «Отправитель» укажите автора письма.

Это название средства размещения, отдела или сервиса, например «Служба приема и размещения гостей».

При заполнении полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.

2. В пункте «Тема» укажите название рассылки, которое увидит гость.

При заполнении полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.

3. Поставьте галочку в пункте «Скрытая копия», чтобы отправлять скрытую копию письма. Укажите email сотрудников, которые будут получать письма данного типа. Нажмите «Добавить email», чтобы отправлять скрытую копию на несколько адресов.

4. В пункте «Email для ответа» укажите email сотрудников, которые смогут ответить на вопрос или комментарий гостя.

Вкладка «Вид письма»

Стили

В блоке «Стили» выберите цвет фона и шрифт, которые будут использованы в письме.

Обратите внимание. Реквизиты и логотип средства размещения не редактируются. Они передаются автоматически из раздела «Настройки гостиницы» → «Общие настройки» → «Название и логотип».

Содержание

В блоке «Содержание» измените положение переключателя, чтобы скрыть или добавить необходимые блоки письма.

Вы можете настроить содержимое письма.

Для заполнения полей используйте автоподстановки, расположенные под полем ввода. Нажмите «Показать», чтобы увидеть полный список тегов.

• Пункт «Заголовок» включает обращение к гостю.

• Пункт «Основной текст» содержит тело письма.

• Пункт «Изображение» позволяет вставить изображение в тело письма. Рекомендуемый размер: 2048 x 1536 и более.

• Пункт «Детали бронирования» не редактируется в письме, так как он соответствует информации в подтверждении бронирования гостя.

• Пункт «Комментарии к способу оплаты» содержит информацию из соответствующего раздела в «Настройках гостиницы».

• Пункт «Условия отмены бронирования» формируется автоматически на основе правил отмены по соответствующему тарифу.

• Пункт «Как добраться» формирует блок в теле письма, где можно описать расположение средства размещения и доступный транспорт.

• Пункт «Условия проживания» формирует блок в теле письма, где можно описать условия проживания и другую необходимую информацию.

• Пункт «Подпись» позволяет добавить подпись в конце письма.

Прикрепить файлы

Блок «Прикрепить файлы» позволяет дополнительно прикрепить к письму правила проживания, прайс или изображение. Максимальный размер файла — 5 МБ.

Чтобы прикрепить файл, нажмите на область «Прикрепить файлы».

В открывшемся окне выберите изображения и нажмите кнопку «Открыть».

После этого файлы появятся в блоке «Прикрепить файлы» и будут отправлены вместе с письмом.

Получить тестовое письмо

Кнопка «Получить тестовое письмо» позволяет отправить на указанный далее email сформированное письмо в том виде, каким оно придет гостю.

• Нажмите кнопку «Получить тестовое письмо».

• Укажите свой email в открывшемся окне. Нажмите «Добавить email», чтобы отправить тестовое письмо на несколько адресов, если это необходимо. Нажмите кнопку «Получить».

После этого на указанный email придет тестовое письмо.

Перейти в HTML-режим

Нажмите «Перейти в HTML-режим», чтобы продолжить настройку шаблона письма в HTML-режиме.

Обратите внимание. К режиму конструктора можно вернуться, только если HTML-код не был отредактирован. Если в код были внесены изменения, возврат в блочный режим конструктора в данной рассылке станет недоступным.

Подробнее о работе в HTML-режиме читайте в статье «Как настроить рассылку в HTML-режиме».

Сохранение изменений

Сохраните внесенные изменения любым из следующих способов:

• Нажмите кнопку «Сохранить».

• Нажмите на стрелку выхода из «Редактирование рассылки».

Затем нажмите кнопку «Сохранить и уйти».

• Измените положение переключателя, чтобы активировать рассылку.

Далее нажмите кнопку «Сохранить и активировать».

Новая рассылка отобразится на странице «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки».

Подробнее о том, как активировать и деактивировать рассылку читайте в статье.

Как настроить другие языковые версии Welcome-письма

1. Перейдите в личный кабинет TravelLine → «Управление гостями» → «Мои гости» → «Рассылки» и откройте необходимый тип рассылки для редактирования.

2. Нажмите «Другие языковые версии», чтобы открыть список доступных языков.

3. Выберите нужный язык и нажмите кнопку «Перейти».

4. Внесите необходимые изменения на вкладках «Отправитель и тема» и «Вид письма». Сохраните изменения.

Обратите внимание. Перейдите в версию на основном языке средства размещения, чтобы отредактировать условия рассылки.

Подробнее о настройке языков читайте в статье «Как создать письма для иностранных гостей».

Как отправляются письма

Письма в TL: Guest Management System отправляются гостю на указанный в профиле email в указанное в настройках время.

Если бронь была создана после того, как должно было отправиться письмо, согласно настройкам письмо отправится сразу.

Пример. Отправка писем для рассылки «Welcome-письмо» происходит за 1 сутки до заезда. Плановое время заезда гостя в 14:00 1 января. В зависимости от того, когда гость создал бронь, письмо будет отправлено по одному из двух алгоритмов:

• Если гость создал бронь 28 декабря — письмо отправится в 14:00 31 декабря.

• Если гость создал бронь 31 декабря после 14:00 — письмо гостю отправится сразу.