Настройки по документам начисления при интеграции с 1С

Откройте вкладку «Настройки» → блок «Настройки по документам начисления» и заполните реквизиты для документов 1С.

Загружать каждую услугу отдельно

Включите опцию «Загружать каждую услугу отдельно», чтобы каждая услуга была прописана в документах отдельной строкой.

Группировать услуги в документах

Активированная опция группирует данные в счетах и актах по типу услуги.

Пример. Проживание 09.10.2024–10.10.2024, питание 09.10.2024–10.10.2024.

Выставлять документы на агента

При работе с каналами продаж важно отслеживать общую сумму поступлений за день с каждого канала продаж и выставлять документы на агента без указания данных по гостям. Для этого включите следующие опции:

• «Выставлять счет на оплату физ. лица на агента»;

• «Выставлять акт физ. лица на агента»;

• «Выставлять платежи физ. лица на агента».

Отключите перечисленные выше опции, чтобы выставлять все документы на имя гостя, который забронировал номер через канал продаж.

Устанавливать номер документа из TL: WebPMS

Чтобы совпадали номер бронирования в TL: WebPMS и номер документа в 1С, используйте опции «Устанавливать номер акта из Web PMS» и «Устанавливать номер счета на оплату из Web PMS».

• Включите опции, чтобы номер документа в 1С соответствовал третьей части номера брони в TL: WebPMS.

• Если опции неактивны, 1С автоматически создаст номер для каждого документа.

Формировать номер документа из брони

Включенная опция «Формировать номер документа из брони» гарантирует, что для всех документов в 1С, в том числе и счетов на предоплату, будет использоваться третья часть номера брони в TL: WebPMS.

Выставлять счет датой заезда

Включите опцию, чтобы в 1С автоматически устанавливалась дата счета на день заезда, а не на дату создания брони.

Загружать документы, когда заезд гостя зафиксирован

Активируйте «Загружать документы, когда заезд гостя зафиксирован» в 1С только после того, как гость будет заселен в TL: WebPMS. Это позволит отражать в 1С только фактические заезды гостей.

Настройки системы учета налога на добавленную стоимость

Для правильной настройки системы учета НДС, необходимо включить опции:

• «Организация является плательщиком налога на добавленную стоимость (НДС)»;

• «Сумма включает НДС».

Они позволяют правильно учитывать все операции, связанные с НДС, и формировать соответствующие отчеты.

Создать счет-фактуру

Опция позволяет автоматически создавать счета-фактуры.

Для проживания нулевая ставка НДС

Выберите опцию, чтобы правильно отражать нулевую ставку НДС на услуги проживания. Это актуально для объектов, снижающих налоговую нагрузку.

УПД

УПД — универсальный передаточный документ. Включенная опция объединяет данные первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур.

Общие документы для групповой брони

Опции «Общий акт для групповой брони» и «Общий счет для групповой брони» позволяют сформировать единый комплект документов для группы гостей с одинаковой датой выезда.

Обратите внимание. Если у гостей в групповой брони стоят разные даты выезда — не активируйте данную опцию, она будет работать некорректно.

Для каждой комнаты отдельный комплект документов

Используйте опцию «Для каждой комнаты отдельный комплект документов», чтобы сформировать отдельный комплект документов для каждой комнаты, если группа гостей бронирует несколько номеров разных категорий.

Не выставлять акт с оплатой без чека

В 1С акты должны соответствовать фактическим платежам и формироваться на основании чеков. Активируйте опцию «Не выставлять акт с оплатой без чека», чтобы заблокировать возможность формировать акты на предоплаты и авансы, по которым не загружен чек.

Не обновлять документы

Включите опции «Не обновлять проведенные документы» и «Не обновлять созданные документы», чтобы избежать случайного обновления проведенных и созданных документов в 1С.

Опции гарантируют, что уже завершенные операции останутся неизменными — это исключит ошибки в учете.

Не выделять услуги включенные в стоимость

Чтобы детализировать услуги в документах, включите опцию «Не выделять услуги, включенные в стоимость».

Выставлять отдельные акты для включенных в стоимость услуг

Включите опцию, чтобы выставлять отдельные акты для услуг, которые включены в стоимость.

На все переходящие брони выставлять документы в конце месяца

Переходящие брони — это бронирования, которые охватывают более длительный период проживания, превышающий один календарный месяц.

Включите опцию «На все переходящие брони выставлять документы в конце месяца», чтобы корректно выставить закрывающие документы по переходящим броням на ежемесячной основе.

Обратите внимание. Согласно Налоговому кодексу РФ, доходы и расходы должны быть отражены в том периоде, в котором они фактически произошли. Компании обязаны закрыть отчетность по завершению каждого месяца для правильного расчета налогов.

Пример. Если гость бронирует номер с 1 июня по 13 июля, то закрывающие документы необходимо оформить в два этапа:

• первый комплект за июнь — в конце месяца;

• второй комплект — за оставшиеся дни июля.

Уникальный префикс для документов

Сеть — это несколько средств размещения, которые работают под одним брендом и управляются одной компанией или организацией.

Префиксы — специальные символы, которые добавляются перед номерами документов в 1С.

Добавьте префиксы в поле «Уникальный префикс для документов», чтобы отобразить, к какому средству размещения относится конкретный документ.

Обратите внимание. Префиксы можно настроить только для счетов и актов. Во всех счетах и актах префикс будет одинаковый.

Префиксами могут быть любые символы:

• В0270422784 (одна буква);

• ЗА270422784 (две буквы);

• В-270422784 (буква с разделителем).

При добавлении префиксов учитывайте следующие ограничения:

• Длина номера документа в 1С составляет 11 символов.

• Длина номера документа из TL: WebPMS составляет 9 символов.

Обратите внимание. Чтобы уложиться в ограничения при добавлении префикса, сокращается номер документа из TL: WebPMS — сокращается начало третьей части номера документа.

Пример. Номер брони в TL: WebPMS 20240525-3460-270422784, номер документа с префиксом в 1С: ВА-70422784.

Не загружать скидки

Активируйте эту опцию, чтобы не учитывать скидку при загрузке данных в 1С.

Это означает, что если на проживание предоставляется скидка, в 1С будет загружена полная стоимость.

Пример. Стоимость номера составляет 5000 рублей, к ней применяется скидка 10%, но в 1С будет загружена сумма 5000 рублей.

Создавать документы по отмененным броням, если документов нет в базе

Используйте опцию «Создавать документы по отмененным броням, если документов нет в базе», чтобы создавать документы по отмененным бронированиям в TL: WebPMS.

Обратите внимание. Это платная опция. Для получения подробной информации обратитесь на salesplus@travelline.ru.

Удалять документы по отмененным броням

Активируйте опцию «Удалять документы по отмененным броням», чтобы автоматически удалять документы по отмененным бронированиям.

Обратите внимание. Это платная опция. Для получения подробной информации обратитесь на salesplus@travelline.ru.